令和になって未だにExcelでデータ管理をしている製造業のメーカーが多すぎ、どれだけ時代錯誤で問題だらけの仕組みを使っているのかをまるで理解してません。
同時編集ができない、コピーして同じようなファイルが乱立する、どれが最新データかわからない、探さないと正しいファイルを見つけられない、とExcelファイルでのデータ管理は問題しかありません。
大前提としてそもそもExcelは表計算ファイルであり、データ格納をする仕組みではありません。
それなのに大企業でも本来の専用システムでなく、Excelでデータ管理をしているのは「効率的に仕事をする考え」が欠如しており、お金もかからない昔からやっているExcelでできちゃうから思考停止をしているのです。
この記事では製造業で未だにExcelを活用したデータ管理を行うのがどれだけ愚かで、必死で取得したISO基準にも満たない管理体制であるか、Excel運用は恥ずべき仕組みである点を解説します。
製造業はアホみたいにExcelが好き
お金もきちんとした情報システム部も存在する大手メーカーですら、Excelでたくさんの業務情報を管理している状態であり、目も当てられないくらいお粗末なデータ管理をしています。
図面管理、生産管理、金型情報、現場からの故障情報、協力会社からの報告情報など手当たり次第の情報を表計算ソフトのExcelで管理しており、運用している誰もこれはおかしい、まずいなど思わない状態です。
「管理ができているから変える必要がない」と多くのメーカーは口にしますが、そもそもExcel管理をしていることに何の危機感も持っていないのが本当の恐ろしい、アナログな文化であり、非効率の温床であると言えます。
ここでは製造業で行われている愚かなExcel管理を解説します。
生産管理のExcel運用
メーカーの中には自社の生産工程における「生産管理」を未だにExcelで行っており、もう目も当てられない状態です。
本当に恐ろしいのですが、自社の製造現場における生産計画や進捗を未だにExcelで頑張って管理しているメーカーが当たり前のように存在し、誰もExcel脱却を考えていません。
無知なのか、知っていても考えるのが嫌だから、Excelを使い続けるのかわかりませんが、ネット上でも「Excelで生産管理する方法」「生産管理をExcelで管理するメリット」などの記事があるせいで騙されているのか。
製造業における生産管理は常に変化する受注と現場の生産状況を即座に反映する「リアルタイム性」が重要であるにもかかわらず、「同時編集ができないExcel」でどうやって運用をするのか全く理解できません。
メーカーは１機種だけ生産しているわけではなく、何機種もラインで生産しており、複数製品の管理を同時でしないといけないのに「AラインがExcel使ってて触れない」「入力作業終わるまで待とう」は非効率の極みです。
かつメーカーの生産量は大手になればなるほど増大しますが、Excelは保存するデータ量が多くなればなるほど、処理時間が遅くなり、立ち上げるだけで時間をロスするようなアホみたいな状況に陥ります。
そして、1番怖いのが「属人化」で「〇〇さんしか触れないExcel」というのがメーカーには多数存在し、マクロ職人のような人間が組んだ関数で仕事が回っているが、休んだりすると誰もExcel触れないなどありえない環境です。
生産計画、生産管理は製造業における極めて重要な工程であるにも関わらず、メーカーの中では未だにExcelで非効率極まりない方法でデータをコチョコチョする文化が存在し、余計な仕事で時間を浪費しています。
納期管理のExcel運用
顧客が当たり前に短納期が求める世の中で職人技のExcel管理でとんでもない短納期を実現するメーカーを見かけますが、「Excel職人がいる今だけできる」ことであり1人に依存しきっているだけと経営層は誰も気づいてません。
「午前注文が来ても午後にすぐ出荷できる」「このExcelで管理してるんだ、見てくれよ」と自作したExcelで自慢げにしてるベテランの出荷担当や工場長がいますが、すごいよりも「この状態、大丈夫か？」と心配になります。
その背景は「他の人はこのExcelを触れるんですか？」「全部わかっているあなたがいなくなったらどうなるの？」と属人化だらけの現場に疑問がつきますし、むしろ経営層は何も属人化状態を問題視しないのかと危機感を抱きます。
人数が少ない町工場ならまだしも、それなりに人がいる大手メーカーでも未だに受注案件の納期管理をExcelでこなしており、「特定の人しかわからないブラックボックスの環境」で仕事をしてます。
データが無茶苦茶に入っており、パッと見てどういうことかわからない、でも当事者は「これのおかげでわかるんです」「ここがこうで、これを見たらほら！」と説明をされますが、意味不明でわかりません。
試しに「あのExcelって触れますか？」と他の人に聞くと「あの人しかわかってない」「僕は何のことかちんぷんかんぷんです」と特定の人物しかわからない納期管理の仕組みが出来上がっているのです。
Excel運用で仕事を続ける会社は「今、回っているから」の常套文句を使いますが、今回っているのは依存している人間がいるからであり、将来、その人がいなくなったことを何も考えてない現状維持でしかありません。
日本は大量生産の時代が終わり、メーカーも小ロット多品種かつ短納期を求められる中で、顧客が購入判断をする要素である「納期管理」を特定の個人に依存して運用しているメーカーは間違いなく没落するはずです。
そのタイミングは「納期管理している人間の引退」であり、納期管理を回している人間の多くはベテランで、ノウハウを共有するのを嫌がり、自分の仕事を守る人間なので、いなくなったら納期管理はもう終わりでは。
金型管理もExcel
製造業における技術資産である金型に関する情報を「Excel管理しているメーカーは漏れなく形骸化している」と言っても過言ではないほど杜撰な管理をしており、目も当てられません。
「この金型に関する修理履歴を出してくれ」と頼んでもしもすぐに情報が出てこない、頑張って時間をかけて探さないと情報が出てこないのであれば、それは金型管理が形骸化した状態です。
メーカーにとって金型は重要資産であるにも関わらず、大手メーカーであってもロクな金型管理をしておらず、ただ目の前に金型があってもそれに付随する情報は全く管理ができておらず、アホみたいに分散管理をしています。
- 金型の基本情報
- 金型の故障履歴
- 協力会社からの修理報告
- 故障時点のショット管理
- 金型の図面
最低限でも上記の５つが金型管理で必要ですが、Excelで管理されているのは1番の基本情報だけで他の情報は紙の報告書やメール、など別のところに存在するので何の関連性もなく「探す作業」が漏れなく発生します。
金型管理を行う部署は保全部ですが、保全部の本来の目的は「壊れる前に保全活動をする」ことであり、そのためにはデータから事前に察知して動くことなのに、データ管理ができてないので壊れてからしか動けません。
ベテランの担当なら何となく「この金型はこういう傾向」「この部分で壊れやすく、どこで修理している」などは頭にありますが、他の担当は何もわからない、金型が目の前にあるだけで何も情報がないブラックボックス状態です。
金型屋がどんどん廃業して、メーカーはしっかりとした金型管理をしないと、誰も手をつけられない野良金型が生まれるピンチなのに未だにExcel管理をするのは何も考えてない愚か者と同じ。
懇意の金型会社が廃業して、新たな金型屋に修理を依頼すると「金型に関する過去のデータをください」と依頼をされますが、適切な金型管理をしてないせいで、データが出せないと誰もあなたの会社の金型を触ろうとしません。
Excelは百害あって一利なし
メーカーの誰もが疑いもせずにExcelを利用していますが、当たり前の認識を改めるべきであり、Excelは百害あって一利なしであることを自覚してください。
「Excelは無料でなんでもできるから」とExcelを使う理由として挙げられますが、「無料ほど怖いものはない」というのが世の常であり、「無料だから」という考えは浅はかであると言えます。
データ運用と保管を目的にExcelを使うのは百害あって一利なしである点を解説します。
同時作業なしで非効率極まりない
Excelにおける最大の問題点は「同時作業ができない」ことにあり、1人のせいで他の全員の作業が止まり、生産性がアホみたいに落ちる問題に発展します。
製造業のメーカーでなくても基本的に仕事は1人で完結するものでなく、部署内及び関連する部署が同時進行で仕事をこなすことで完成するものであり、生産管理だろうが納期管理、金型管理であろうと、複数人で作業します。
しかし、Excelはファイル１つにつき1人しか開いて作業ができない、誰かが開いている間は誰も作業ができない非効率極まりない仕組みで、連携して仕事をする組織において必須機能である「リアルタイム作業」ができません。
アホみたいではありませんか？「他部署がExcel作業をしてるから、仕事が止まる」の時間の無駄、あとで作業しようとしたらまた他の人が作業していて永遠に待ち続けないといけない非効率な仕事環境が。
日本の製造業がここまで没落した原因は非効率な仕事に対して何の疑問も危機感も持たず、黙って黙認し続ける考え方にあり、そのわかりやすい例が「Excelで未だに非効率な仕事を続ける姿勢」に滲み出ています。
これは営業部などでも同様の問題が出ており、営業成績をExcel管理している中で、上司が入力が終わるまで部下が営業報告の入力できないというシーンです。
上司がデジタルに弱く、とにかく入力が遅い、開いたままでどっか行ってしまうなどのせいで若手営業マンが報告ができない、残業して報告を記入するなど無駄な人件費と時間を浪費する無駄もExcelが原因です。
この同時作業ができないExcelの問題で待つのが嫌な人は大問題に繋がるもっと良からぬことである「Excelの複製」に手を出してしまい、どのファイルに正しいデータがあるか不明な状況まで生み出します。
簡単な複製でファイル乱立
Excelを使うせいで製造業のメーカーの中には本来不要であるExcelファイルが乱立し、業務環境が煩雑になり、「探さないと、誰かに聞かないと分からない」の非効率な職場に陥ります。
おそらくどの製造業でも「同じ名前のExcelファイル」が乱立していると思いますが、1番のExcelを使う弊害は同じ内容のExcelファイルがたくさん複製されて、どれが正しいデータなのかが分からないことです。
本当にExcelは誰でも簡単に複製コピーができてしまうので、次から次にコピーされてしまい、どれが親の正しいデータであるかが不明であり、似たようなデータがたくさんあるせいで正しいデータが埋もれてしまいます。
「あとで親のファイルと合体させようとした」と言い訳をしますが、そもそもデータ管理は絶対に正しいマスターデータをみんなが参照すればいいので1人しかファイルが開けないExcelのせいでみんな複製するのです。
どのメーカーも自慢げに取得しているISOでも厳格にデータ管理の行動指針が以下のように義務付けられていますが、Excelを使うメーカーはどこも守れていないのでISOすら形骸化している状態で笑ってしまいます。
- 配布、アクセス、検索及び利用
- 読みやすさが保たれるような保管及び保存
- 情報変更の管理（バージョン管理）
Excelがたくさん複製されることで、どれが最新のバージョンか不明、ファイルは個人のPCの中なので誰でもアクセスできず、検索もできない、個人で勝手に編集するので変更履歴がない、Excel使ったらISOは守れませんね。
最新情報がどのファイルかわからず、全員で持っているExcelファイルをチェックし合うようなアホみたいな業務を残業してまで行うようなメーカーも存在し、何のためのExcel管理ですか？となります。
これがExcelを使うことによる弊害で無駄で余計なファイルが人数がいればいるほど社内に増え続ける悪循環を生むのです。
データの関連性が見えない
Excelを使うせいで本来は紐づいているはずの関連データが全てバラバラに保管されてしまうことによって「データの一元管理」が達成できず、非効率かつ無駄ばかりの「データの分散管理」がExcelで引き起こされます。
データ分散管理をわかりやすく言うと、「本来は一緒に調べたいデータが一緒に見れない」状況でいちいち知りたいデータを他のファイルや他の場所で確認しないと必要な情報が取り出せない状況です。
以下では多くのメーカーで行われている「Excelの形骸化した金型管理」で説明します。
- 金型の基本情報はExcelに保管
- 金型図面は紙ファイルで図番問わずバラバラに保管
- 金型に発生したトラブル履歴は紙報告書で段ボールに
- 金型会社の作業報告はメールで担当者別で保有してる
もう最悪ではありませんか？金型の情報はExcelで、図面は紙ファイルの中に、トラブル履歴は段ボールの中、修理報告はメールでと、１つの金型情報を全て揃えるのに何時間かかるやら。
Excelはあくまでも１行にデータを格納していくスタイルであり、関連するデータ同士に繋がりを持たせることができないので、基本的に情報は分断された状態で保管されます。
本来は正しいシステムであれば１つのデータに関連する情報はすべて、１箇所に保管され、すぐにアクセスできるようになっているのですが、表計算ソフトで専用システムでないExcelでは１箇所にデータを集める機能はありません。
無料だからと専用システムを入れずにExcelで頑張る道を選ぶメーカーはもれなくその代償として「データ分断」の被害を受けることになり、結果として「データを探す作業」が生まれているのです。
コスト削減が叫ばれている中で、仮に時給2500円の人が必要なデータを探すのに1時間かかるとして週5日毎日やるだけで1週間で12500円、月で5万円もデータを探す作業だけでお金を払っているのが馬鹿馬鹿しくないでしょうか。
１箇所にデータがあれば、すぐ仕事が終わるのに、無料だからとExcelを利用し、仕事を止めてデータを探し続けることに時間と労力を使うことに疑問を持たない製造業ははこれからもどんどん力が弱くなるのが目に見えていますね。
Excelから脱却すべきサイン
1日の業務時間で永遠と必要なデータを探す作業をあなたが時間をかけている、欲しいデータがすぐに手に入らない状況であれば今すぐにExcel管理から脱却すべきサインです。
「データを探す作業」は決して仕事ではなく、本来必要のない無駄な時間と認識してください。
必要とするデータを活用して仕事をするアウトプットすることで初めて仕事が終わったと言えますが、データを探し終えて満足をしているのはただ時間を無駄にしただけだと現状に危機感を持つべきです。
ここではExcelから脱却すべきサインを解説します・
３０分以上のデータ探し
もしもあなたが仕事を進めるために必要なデータを確認するために「何個もExcelを開いてデータ探し」を3０分以上しているなら、それはExcel運用があなたの邪魔をしていると思ってください。
データを探すためだけに会社員が３０分以上もExcelファイルと戦っているようであれば、それは仕事ではなく、ただの非効率なExcel運用を続けるための時間の無駄でしかありません。
そもそもシステムの目的はより仕事を効率化することであるのに、「無料だから」を理由にして専用のシステムを入れずに非効率に30分以上も従業員の仕事が止まるのであれば、それは会社にとって大きな損失です。
仮に1人が３０分以上データ探しをしているのであれば、会社全体がExcelのせいで貴重な時間をドブに捨てており、もれなく人件費も無駄にしていると同じになります。
無料だけどExcelのせいで従業員が３０分以上頑張ってデータを探すのと、投資として適切なシステムを導入し、欲しい情報がすぐに確認できてすぐに仕事ができる環境のどちらを取るか。
無料のExcelにしがみついている企業は衰退するだけであり、日本の製造業がどんどん弱くなっているのは世界の国はデジタル投資をしてより効率的に仕事をするのに対し、無料のExcelにしがみつくアナログ根性が理由です。
無駄なExcelファイルのやり取り
もしも部署内や関連部署とメールでExcelファイルのやり取りをしているならExcelを今すぐに止めるサインです。
そもそも貴重なデータが格納されたファイルをメールでポンポン送ること自体がセキュリティーの観点が抜けて落ちており、お粗末すぎて悲しくなるレベルになります。
個人情報や社外秘情報がExcelの渡し合いが原因で発生する可能性は大いにあり、特に昨今はメールに仕込まれたウィルスや送信先の間違いで会社の信頼の全てを失う事態に繋がります。
あなたの会社には正社員だけでなく派遣やアルバイトまでいろんな人がいる中で貴重な情報が格納されたExcelをメールで飛ばし続けることがどれだけリスクであるか誰も気づかないのでしょうか。
そもそも令和になっても、社内間でExcelファイルを相互利用することを許容する情報システム部がいる時点でそのメーカーの業務は非効率極まりなく、穴だらけのセキュリティーで危険な状態です。
大前提として、組織は与えられた1日8時間のうちで最大の成果を出して会社に利益をもたらさなければならないのに、メールでExcelの伝言ゲームをして伝言が来るまで動かないような組織では成果など出るはずもありません。
Excelを打ち込んでいても、あなたの成果は出ませんし、会社の業績は変わらず、むしろ競合にどんどん先を越されるだけです。
誰かがExcelを閉じるのを待ってる
もしもあなたが本来は今すぐ終わらせたいのに誰かがExcelを開いているせいで自分の仕事を止めている時間があるのなら、それは組織にとって最大の機会損失であり、無駄な時間です。
Excelを部長が触っているから、上司が触っているから自分の仕事が止まるなんて環境はもうあり得ません。
誰かが作業をしていると他の人が仕事ができない環境なんて組織にとって大問題ですが、もしも待つのが当たり前であり、誰も「ヤバい」と思わないなら、あなたの組織は完全にExcelに毒されています。
コロナでリモートワークが当たり前、対面で仕事をしない環境が生まれた世界で、誰かの作業が終わらないと自分は仕事をしないようになるのはまるで自動化されたラインで目の前に商品が来るまで仕事しないロボットと同じです。
他人のせいで自分の仕事が進まない、なんて環境は成果を出したい従業員にとってストレスでしかなく、３０分もあればお客様とWebMTGしてニーズをヒアリングできるのにExcel閉じ待ちで仕事が止まるのは愚かでしかありません。
ただし、Excelが大好きな製造業のメーカーの上層部はExcelが当たり前で誰もシステムを入れてもっと効率的に仕事をしようとは毛ほども思っていませんし、むしろExcelを変えることに大反対するでしょう。
もしもあなたが声を大きくして「Excelを使うのは間違っている」と言って社内で反対の声が上がるようであれば、もうあなたのいる組織に未来はなく、競合に差をつけられ、顧客に見放される末路しかありません。
時間が限られている中で、どうでもいいExcelに無駄な労力と時間を注ぐのと、適正なシステムでより効率的に仕事を済ませて新たな価値創造に時間を使う、どちらを選ぶかで製造業におけるメーカーの未来は決まります。
まとめ：Excel管理はヤバい会社である
この記事では製造業でExcelを活用したデータ管理を行っているのがどれだけ愚かな体制で、必死で取得したISO基準にも満たない杜撰な管理体制であるか、Excel運用は恥ずべき仕組みである点を解説してきました。
時代は令和であり、デジタルは当たり前で、更にAIを活用して製造業の中でも効率的な仕事を行い、新たな価値創造を行う動きが進んでいる中で、Excelを使っている企業はもう周回遅れもいいところです。
競合は次から次へと新たな製品、新たな技術を生み出しているのに、Excelを使うメーカーに生まれるのは「データを探す時間」「誰かがExcelを閉じるのを待つ時間」と無駄ばかり生み出す体制になります。
はっきり言いますが、令和の時代にExcelでデータ管理している企業はもう負けで未来はありません。
無料だからExcelでなく、Excelを使うことでの弊害を理解し、適切なシステムを入れることで効率的な仕事の体制を構築せねばなりません。
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