製造日報を未だに「手書きで現場に紙で書かせている」という町工場はどんぶり勘定で儲かるか分からない適当な見積をする町工場であり、今すぐに電子化に取り組まないといくら見積出しても仕事取れませんし、儲かりません。
製造業における町工場の大半が儲かっておらず、どれだけ仕事をしても月末に支払いを終えると利益がほとんど残っていない、その原因は薄利な商売をしてしまうからであり、1番の問題は見積がどんぶり勘定であるからです。
機械加工では加工時間の見積が重要であり、この見積時間を間違えると赤字商売になってしまい、やればやるだけ赤字になる悲劇に繋がりますが、正確な現場の動きを掴む製造日報を紙でやっていたら正しい時間は見積もれません。
要は現場はめんどくさい紙の製造日報であるかぎり、細かく書くのがめんどくさいので、適当な情報しか日報に書かないので正しい製造工程を経営層は確認できない事態に繋がるのです。
つまり製造日報を電子化できていない町工場はいつまでも、どんぶり勘定で商売をしてしまうのでいつまでも儲からない町工場から脱却することができません。
この記事では製造日報を電子化しないせいでどんぶり勘定になってしまう原因と町工場がどのような方法で製造日報を電子化すべきかを解説します。
手書き形式の製造日報は無駄な作業
事務所の日報然り現場の製造日報も「手間で面倒な」手書きで１文字ずつ書かないといけない作業である限り、現場はめんどくさいから適当に書くだけなので、その日報作業に意味はありません。
多くの町工場が勘違いしているのは「日報を書かせればいい」と何も考えずに昭和の時代から続く手書きの日報報告を令和まで続けていますが、間違った日報を書かせ続けても紙のゴミが増えるだけです。
本来は正しい現場の状態、作業員の仕事を把握したいはずなのに、書くのがめんどくさいから何の中身もない報告をしていることに気づかずに日報報告を続けさせるのは愚かでしかありません。
ここでは手書きの製造日報がどれだけ意味がないか、やるだけ無駄な作業なのかを解説します。
「めんどくさい」から適当に書く
町工場において１文字１文字ペンで書かないといけない「めんどくさすぎる日報」に対して事細かに漏れなく報告する作業員なんて皆無であり、誰もが面倒だから適当に報告をしているのです。
製造業の現場で1番嫌われる作業、それは「めんどくさい作業」で「ルーティーン業務」であることですが、紙の製造日報はまさに現場が1番やりたくない仕事なので、全員が適当にこなそうとする対象になります。
そもそも令和の時代に紙に書かせるのがどれだけ時代錯誤であるかを町工場の経営者は理解しておらず、当たり前のように紙に書かせて、報告をさせていること自体がナンセンスであり、無駄な作業だと気づかないのも愚かです。
定時で仕事が終わって早く帰りたいのが現場の心情なのに、「１文字１文字、手で書かないといけない」という作業は苦痛でしかなく、そんな苦痛な作業を馬鹿正直に１文字１文字手書きしようとする作業員はいるはずがありません。
「早く帰りたい」と思う従業員がやることは当然ですが「適当に書いて早く帰ろう」であり、本来はもっと報告することがあるけど、めんどくさいから「いつもの感じでいいや」と適当な日報内容にして提出するのです。
製造日報は正しい内容を書こうとしたら、平気で15分〜20分は時間を取られてしまうので、早く帰りたいと思う従業員がわざわざ自分の帰る時間が遅くなってまで正しく書いていこうとは思うはずがありません。
製造日報を手書きで書かせる「めんどくさい作業」にするから、毎日のように製造日報を書かせても、意味のない報告が集まるだけで、書くほうも中身も見る方も何のメリットも得られない「時間を無駄にする」だけなのです。
以下の記事では製造業でダメな工場の特徴は従業員が他力本願で適当な仕事しかせずに後継者が全部を抱え込まないといけない状態であり、後継者が身動きできず工場がどんどん衰退していく結末を解説します。
手書き製造日報を読む方も「めんどくさい」
手書きで製造日報を書くのは「めんどくさいから」現場も嫌がりますが、同じように製造日報をチェックする事務所や経営者も「解読して理解する」のが「めんどくさい」ので全部目を通してないはずです。
この事実を見てドキッとする町工場の経営者は極めて多いはずであり、実際に多くの町工場の経営者は日報の中身を全て目を通しておらず、その原因は「製造日報に書かれている字が読めない・理解できない」からです。
現場が作業日報を書く際は綺麗な事務所に戻ってからでなく、作業現場でそのまま記入してしまうので、当然ですが油がついた手のまま書くので記入用紙が汚れますし、早く終わらせたいので必然的に適当に書くので字が汚い。
汚れた製造日報で字が汚いとなると、受け取った方は読解するのに手間暇をかけないといけませんが、町工場の経営者はとにかく忙しいので、どっかが必要な作業日報を後回しにしてしまいがちで、見ていません。
現場の従業員が製造日報を正確に書かない理由は「めんどくさい」が主な原因ですが、もう１つはどうせ書いたって経営者は中身を見てないと思ってるから「書いても無駄」と諦めているからになります。
「事務員さんにPCに入力しておいて」と右から左に流すだけだから、一生懸命書いて読んであげるべき内容もスルーするから書いた本人は時間をかけたのに「会社は日報を見ない」と気づき、正確に書くのをやめるのです。
書くのもめんどくさい、読むのもめんどくさい仕組みはどう考えても、改善すべき業務なのに、慣れすぎたのか、誰も「無駄だよね？」と疑問を持たずに毎日黙って続けるような町工場は儲かるはずがありません。
日報を書かせておいて見ない経営者が1番悪く、「忙しい」と言い訳にするのも結構ですが、そもそも書くのにも負担がかかり、見るのに負担がかかるアナログな作業日報に何の疑問も持たない経営者が無能だという証拠です。
以下の記事では家族経営の町工場において、経営しかり営業しかりデジタル化など工場のあらゆる面において何も変化しない現状維持の道を選ぶと工場が悲惨な末路を迎え、大ピンチに陥る点を解説します。
製造日報のせいで無駄が生まれる
製造日報を紙で運用すると、現場は無駄な日報を書く作業、経営者は日報を解読する作業のほかに事務所で紙日報を転記する作業が生まれて、付加価値どころか無駄なコストを工場にもたらし、ますます利益を食い潰すのです。
儲からない町工場は得てして人が限られているのに、貴重な人手を無駄な作業に充ててしまう共通点が存在し、作業日報を紙で運用する町工場では得てして、事務員さんがパソコンに紙日報の内容を転記入力しています。
紙に書いてある作業日報内容をPCに入力する、こんな非効率で愚かで無駄な作業が町工場で何の疑問も持たれずに続けられているのが恐ろしくて仕方ありません。
なぜ、人が書いた内容をまた別のところに入力するのか、手書きする時間と転記する時間で２倍時間がかかっていることに気づかないのか、転記するなら「最初からPCに入力させればいいだろ」と無駄に気づかないのでしょうか。
町工場では当たり前のように紙日報に書かれた内容を事務員さんが入力していますが、「入力内容を後で見るんですか？」と聞いても誰も答えない、要は町工場は誰も見ないのに転記している、これ以上の無駄がありますか。
当然ですが、事務員さんも１つ１つの日報を読解しながら入力するので「読み解く手間」と「入力する手間」の２つの手間をかけながら貴重な時間を入力作業で浪費してしまうのは無駄の極みです。
かつ、町工場では誰も見ない製造日報を大事に大事に保管していますが、保管する作業はもちろん誰も見ない紙を保管するために貴重なスペースを潰しており、本来なら設備を置く場所を無駄な紙の保管スペースで無駄にしています。
大切に保管していますが、「2022年11月3日の〇〇さん日報が見たい」となったらすぐに確認できるんですかね、誰が保管した製造日報を見返すんですかね。
製造日報を紙で書かせることがどれだけ無駄か、無駄な作業をしている余裕は町工場にはないはずなのに、実に多くの町工場が無駄な作業に人と時間と人件費をかけているのが実情になります。
以下の記事では「仕事の仕組み化」で属人化なしで誰でも仕事が回せる状態を作れない町工場は売上減少を阻止できずに衰退するだけである点を解説します。
製造日報が紙だからどんぶり勘定に
親から工場を継いだ後継者が最初に悩むのが「メーカーへの売値」であり先代経営者が「どんぶり勘定」で出したとんでもなく安い価格のせいで、令和になって利益が出ずに苦労しているはずです。
どんぶり勘定の原因の1つが「紙の製造日報」であり、紙の製造日報で適当な生産報告をあげるせいで、正確に現場でかかった工数を把握できずに「えいや」で価格を見積もってしまい、大赤字で商売をしているのではないでしょうか。
正確に現場で製造するのにかかった工数を報告しないせいで、赤字商売をしてしまうなんて、最悪の状態ですが、この当たり前があまりにも町工場に蔓延したせいで、赤字に町工場がたくさん生まれているのです。
ここでは製造日報が紙のせいで町工場に利益を産まない商売を作り出す「どんぶり勘定」が生まれる点に関して解説します。
現場の工数見積が当てにならない
どんぶり勘定が生まれる原因は「見積算出の根拠がない」ことであり、本来であれば、製造日報を基に工数を拾い上げて、見積単価として算出するのですが、その根拠となる製造日報が適当なので工数が当てにならないのです。
悲しいかな、製造日報を残している町工場はごまんと存在しますが、正確に製造日報の工数データを活用できている町工場は滅多に存在せず、その理由は内容が適当だから。
同じ製品を加工しているのに、工数がとんでもなく長かったり、逆に短かったり、人によって大きな差が出るなど、もうぐっちゃぐっちゃで、「なぜ？」と調べようとしても詳細が何も書いてないという結末です。
初めての製品であれば、致し方ないですが、類似形状はメーカーからいくらでも仕事として出てきますが、新機種の見積で過去製品と全く異なる単価で見積を出したら「こんな高いの？」「お断り見積？」と相手を怒らせます。
製造日報はその日に行った現場従業員の中身を把握するものであり、経営者はその実工数を基に今後の見積を行いますが、その工数が適当に書かれていては見積に活用することは不可能です。
親から工場を継いだ後継者の多くが悩んでいるのは見積業務であり、過去のデータが何1つ残っておらず、ベテランの勘ピューターに頼って見積せざるを得ないから時間がかかって仕事が全く進まない。
メーカーからは「早く見積返せ！」と煽られて、どうしようもないから「えいや」で見積を出してしまい、蓋を開けたら赤字でした、材料費しかありませんみたいな利益のない奴隷商売をする羽目になるのです。
以下の記事ではどんぶり勘定で見積をすると、仕事が取れても全部利益がない仕事ばかりで、時間の経過と共にどんどん町工場は衰退し、廃業せざるを得ない状況に追い込まれる点に関して解説します。
また、後継者が必死に見積作業にばかり取り組んでいると事務所に缶詰になってしまい、いつまでも外に出れず、行動すら起こせず、ただ工場のお金がなくなっていく現実に関して解説します。
製造日報を探すだけで時間を浪費する
製造日報を紙できちんとやってますという町工場の経営者もしくは後継者に質問で、あなたが知りたいと思った時に「すぐにその日の製造日報を見つけること」ができますか？どうせ見つからないのではないでしょうか。
紙の製造日報は手書きである点が最も悪いですが、もう1つ悪いのが紙で保管するせいで検索機能は存在せず「後からすぐに見返せない」というデメリットが存在します。
基本的に町工場では紙日報は段ボールに入れられて、保管されるのが典型的な保管方法ですが、1度保管をしてしまうとどの段ボールにいつの日報があるかは外から見ては全く分かりません。
かつ、古くなればなるほど、ダンボールは下の方に積まれてしまうので、後から取り出そうとすると時間がどれだけかかるか予想できたもんではありません。
製造日報の利用シーンというのは「類似形状が出た時や再見積をする時に見積算出の参考」する場面ですが、見積したい時にすぐに過去の工程が確認できないようでは製造日報に意味はありません。
家族経営の町工場を継いだ後継者が紙の製造日報のせいでトラブルになっているシーンは以下のような場面です。
- メーカーから新機種の見積依頼もしくは値上げのための見積作成のタイミング
- 「過去の製造日報が欲しい」と思っても段ボールの中。。。。
- PCの中に記録はないか探しても見つからない
- 担当者に聞いてもわからないで日報を見るしかない
- ダンボールを1つずつ開けても見つからない
- 見積回答がいつまでもできない。。。。。。
どんぶり勘定にならないようにデータを基に根拠のある見積をしようとしても、過去の製造日報を見返して、見積ができないので結局、適当に見積もるしかない、、、、あれ、私もどんぶり勘定で見積してるの出来上がりです。
以下の記事ではどんぶり勘定は家族経営あるあるの問題の一部であり、工場を継いだ後継者が死ぬほど苦労する町工場の大問題に関して解説していますので併せてご覧ください。
苦労して作る紙の製造日報は何の役にも立たない
現場がどれだけ紙日報を書いても、実際は何の役にも立っていません、もはや紙の製造日報は負の遺産であり、町工場の経営者のただの自己満足で昔から続いている悪しき文化とも言えるでしょう。
厳しいことを言うかもしれませんが、事実として実際に現場の従業員が書いた過去の製造日報を事務所で再活用されているシーンは町工場にはないはずです。
それは書いた瞬間で紙の製造日報は役目を終えて、誰にも見られることなくただ段ボールに仕舞われてしまうだけで2度と取り出されることはない、ただのゴミになっているのが実情になります。
町工場は令和になって次々と廃業しているのに、紙の製造日報のように昭和から続く本来は変化させるべき仕事に何の違和感も持たずに続けてしまって本来やるべきことに使う時間を浪費したのが原因です。
令和になって経営が厳しい町工場の共通点は「１社依存していたメーカーからの売上がなくなった」であり、その背景は１社の売上に甘えて、新しいことをせずに無駄なことに時間を使い続けたツケを払う羽目になっています。
売上がなくなったら、営業をして新しいお客を作れば良いのに、どうでも良い日報を書いて、中身を解読して、転記するどうでも良い仕事をして「時間がない」と言い訳するからどんどん工場がヤバくなるのです。
特に親の町工場を継いだ後継者の方は「なんだこの工場」「どうしてこんな無駄な仕事をしてる」という感覚になっているかと思いますが、あなたの感覚は極めて正常であり、町工場には無駄が溢れています。
この無駄な仕事をできるだけ早く在るべき姿に戻さないと、後継者で在るあなたも次第にいろんな仕事を丸投げされて抱え込み、工場の外に出れなくなり、やがてぬるま湯に慣れてしまい、何にもできなくなる未来が待っています。
以下の記事では町工場においては一生懸命に工場を変えようとする後継者ほど抱え込みすぎて、頑張りすぎて体を壊してしまう結末に関して解説します。
同時に町工場の後継者はデジタル化で「自分がいなくても工場が回る環境」を作らないと新しい挑戦が１つもできずにどんどん衰退していく残念な工場で終わってしまう点に関して解説します。
町工場の製造日報の答えはこれだ！
町工場が使うべき製造日報、それは【音声入力搭載で、手間なく日報を残せるアプリ】で、重要なのはAIの力を活用して、手で入力するでなく、声で入力できることが大前提で必要です。
めんどくさがりで少しでも手間がかかると、「他の作業ができない」と言い訳をする従業員に製造日報を書かせたいなら最大限まで自動化するしかありません。
ここでは町工場が正確な製造日報を現場に書かせるために最適な製造日報アプリを解説します。
音声入力で記入の手間がない！
従業員に間違いなく正しい製造報告をして欲しいなら町工場が導入すべきは「音声入力」できる製造日報であり手書きではなく、スマホに声を入れるだけで日報が入る仕組みにすればいいのです。
町工場の従業員は「めんどくさい」から日報を正しく正確に書かないのですが、逆に手間をかけずに簡単に製造日報が書けるようにすれば、製造日報を書いてくれない問題は簡単に解決できます。
手で書くのが面倒であれば、手で書かせなければいいのであり、令和の時代ではみんなが持っているスマホさえあれば誰でも音声入力で日報に情報を記録できるようになります。
上記は町工場のためだけに作成された日報アプリであり、説明動画は営業担当の活用方法で、その日に訪問した顧客ごとに日報を記録していますが、その全てを音声入力で行っています。
音声入力における重要なポイントは「読み取り精度」ですが、日報アプリではGoogleやAppleがスマホに搭載したAI音声入力機能を活用できるので精度は抜群であり、漢字変換まで完璧な状態で日報を作ってくれるのです。
そもそも製造日報の問題は「手で書くのが非効率」になりますが、音声入力を活用すれば、手間をかけない日報の仕組みが完成し、なおかつ手書きではないのでデジタルが苦手な現場の職人も苦労することなく仕組みを活用できます。
町工場の時代遅れでアナログな製造日報は高額な費用をかけずなくても最新の技術を上手に活用すれば、最新のAIを活用しながら日報を音声で作成できる仕組みを導入できるのです。
以下の記事ではIT化しない町工場はアナログなせいでメーカーの担当者に迷惑をかけ続けて、いつの間にか担当から嫌われて、仕事を引き上げられてしまう原因になる点を解説します。
選択式でシンプルかつ間違いなく運用する
製造日報で大事なのはどれだけ時間をかけずに日報が書けるかであり、現場に提供するアプリでは「極力、従業員に文字を書かせない」ことが重要で、書くでなく「選ばせる」ことが重要です。
例えば、製造日報でどの顧客向けの製品を加工したかを把握するために「客先」を毎回入力させようとしたら、従業員は毎回、顧客名をスマホに入力しないと行けなくなり、「めんどくさい」「やりたくない」が生まれます。
町工場の経営者はとにかく、従業員はめんどくさがって何もしない怠慢な人間であることを理解した上で、サボってばかりで面倒が嫌いな従業員でも簡単に入力できる仕組みを先読みして用意すべきです。
上記のように製造日報では毎回同じ内容を記入する項目では予め選択肢を用意しておいて、従業員は選択肢の中から選ぶだけで入力が完了する仕組みにすれば、「めんどくさい」という言葉は生まれません。
そして、もう1点のメリットが「間違ったデータ」が作成されないという点で、従業員が好き勝手に入力できる仕組みだと「株式会社加藤」や「（株）加藤」のように同じ会社でも異なる書き方をされてしまいます。
もしも従業員が製造日報を入れてくれても、書き方が間違っていたら、その日報には何の意味も持たなくなり、毎回事務所で手直しする手間が生まれ、余計な手間とコストがかかる無駄に繋がります。
余計な間違いを発生させない、従業員に手間なく製造日報を書かせたいなら、町工場は絶対に選択方式で入力ができる最小工数のアプリを採用すべきです。
以下の記事ではメーカーの購買部は時代遅れで「メーカーの立場に立たない」町工場のことが大嫌いであり、購買課題を理解せずに言われたことだけやる町工場がどんな結末に至るかを解説します。
未読の自動判別で「どうせ見てない！」と言わせない
経営者や後継者がアプリを開けば、自動でまだ見れていない日報が自動識別されたら、閲覧漏れがなくなり、従業員が書いてくれた日報の見逃しリスクがなくなり、「どうせ見ないから書かない」と言われるリスクもゼロです。
全ての町工場の経営者と後継者は死ぬほど忙しいのが実態であり、いろんな仕事をこなし、トラブル対応も引き受けていると、自然と日報を見るのが遅れてしまい、「当日中に見れなかった」という事態に陥ります。
この日報を見ていないことが従業員に知られると「あいつは俺らに書けと言うが、見てない」「見てないなら丁寧に書くのが無駄」「もうやらない！」と製造日報の仕組みが破綻してしまうのです。
そのため、町工場の経営者と後継者を理解した製造日報アプリには自動で見ていない日報が識別してくれる「未読判別機能」が搭載されています。
アプリを開くと、まだ見れていない日報にアプリ側で「未読マーク」を自動でハイライトする仕組みとなっているので、アプリを開いて「未読マーク」がない状態にすれば、確認漏れが発生する可能性がなくなります。
日報の詳細画面に行かないと、未読を既読に変更することができないので、経営者も後継者も必ず製造日報に目を通す仕組みとなるため、従業員に「どうせ書いても見ていない」と言われない仕組みが自動で出来上がります。
本当に町工場を理解した製造日報アプリは息つく暇もないほど忙しい町工場の経営者、後継者にも配慮した機能を搭載し、従業員が日報をきちんと書く、経営者がきちんと閲覧できる形を構築できるよう配慮しています。
以下の記事では「売上が減った」の大ピンチ状態でも変化せずに今までと同じ楽なことを繰り返す町工場は廃業するだけであり、そんな工場はやめとくべき理由、挑戦なしでは工場が死ぬ理由を解説します。
まとめ：どんぶり勘定の卒業するなら製造日報をデジタル化せよ！
ここでは製造日報を電子化しない町工場はいつまでもどんぶり勘定の見積でいくら仕事しても利益が出ずに赤字経営になってしまう原因と町工場がどのような方法で製造日報を電子化すべきかを解説してきました。
町工場の経営がしんどいのは全て「どんぶり勘定」のせいであり、適当な見積を繰り返して、どれだけ仕事をしても利益が出ない状態を自分で作ってしまったのです。
「誰が何にどのくらいの時間を掛けているのか」の実態を把握せずに1日1日と時間だけが過ぎていくとどんどん工場は衰退し、やがて顧客に逃げられ、仕事もなくなり、どうしようもない状態になってしまうだけです。
町工場が儲ける、新しく仕事を得るには「工夫が必要」であり、どこを工夫するかは製造日報アプリで「従業員１人１人が何に時間を掛けていて、無駄があるのか」を把握しなければ始まりません。
今まで通り紙の製造日報を続ける道を選ぶなら、あなたの工場はピンチを脱することは不可能であり、このまま工場が衰退していくだけですよ。
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