製造業には営業活動然り、現場の製造日報が存在しますが、この日報を未だに紙でわざわざ手書きさせる町工場は完全にアナログで非効率な工場の仲間入りです。
町工場において日報を手で書かせるのは以下のようなデメリットが存在します。
- 手書きが面倒なので適当に書いてしまう
- 日報を書くために外出先から営業が戻る手間がある
- 毎日作成される日報を保管する場所が必要になる
- すぐに過去の日報を引っ張り出せない
日報は多くの町工場が営業担当、現場を含めて記入させることでその日に何があったか、問題は内科を管理職や経営者が知るための重要な情報ですが、適当に書かれていたのでは日報の意味がありません。
未だに紙の手書きで日報を書くのはあまりにも無駄なのですぐに日報アプリを活用して、日報業務をデジタル化すべきです。
この記事では金属加工の町工場に特化した日報アプリを解説すると共に紙の日報が無意味であり、日報アプリを活用することで生まれるメリットを解説します。
手書きの日報は意味がない
製造業の至る所で紙と手書きの日報が存在しますが、１番簡単にデジタル化で効率化できるのに大手メーカーを含め、手付かずであり、意味のない手書き日報を作成しています。
大手メーカーから町工場まで製造業の多くが大事な日報を紙の手書きで作成してしまうために意味を持たなくなり、形骸化しているのです。
ここでは手書きかつ紙での日報が意味がない理由を解説します。
手で書くのは現場にとって苦痛
スマホで物事が進むこのご時世で毎日、紙に日報として報告内容を１つずつ細かく書くのは現場にとって苦痛の塊です。
残念ながら紙の日報に対して、今日起きた全ての活動記録を事細かに書く担当者は1人もいないです。
- 紙に１つ１つの行動を手書きで書くのがあまりにも面倒
- 他の仕事で忙しいのに日報を手書きする時間が無駄と感じる
- どうせ見てないだろうという疑心
紙を使う手書きをしなくてもスマホやPCで全て入力するのが当たり前の世の中で９時から18時に起きた内容を全て手書きで事細かに記録するのはもはや時代錯誤もいいところです。
当然、日報はその日の業務報告となり、仕事終わりの最後に書くことが多いですが、1日の仕事が終わってやっと帰れるというタイミングで8時間の業務を紙に残してくださいとなると営業担当も現場も嫌気が差すはずです。
そして、手書きをする現場ではどうせ日報を書いても、「管理者は経営者は誰もよく見ていないんだろ？」という疑心暗鬼に陥って、正しい情報を入れずに適当に書いてしまい、本来の日報の役目を果たさなくなるのです。
紙日報では情報共有が成立しない
手で書くのがあまりにも面倒なので、本来伝えるべき情報は書かず、書き終えることが目的になってしまい、本来の現場と管理者、経営者の間の情報共有が成立せず、重要な情報を共有できず、日報が意味をなさなくなります。
日報は本来、現場で起きたことや顧客との会話を書き留めることで、現場からマネジメント層に情報が伝わり、重要な内容があった場合にはマネジメント層がフォローを入れたり、確認をする、いわば日々の業務内容のチェックも担います。
しかし、この日々の業務内容は正しい情報が日報にもれなく記載されていた時に意味をなすものであり、手書きが面倒だからと適当な内容が日報に記載されていてはマネジメント層はトラブルやフォローすべきタイミングを見逃してしまうのです。
正しい情報が漏れなく日報に記載されていることが正しく運用する必須条件ですが、紙の日報では現場は細かく書くのが面倒、詳細まで書くと時間がかかる、手も疲れるという理由で必須条件が成り立たないのです。
営業担当が1日の業務を日報にすると仮定すると以下のようになります。
- 午前の１社目の商談内容を記載する（5分）
- 午後の２社目、３社目の商談内容を記載する(10分)
- 電話で受けた３件の営業活動を記録する(5分)
- メールで相談を受けた見積依頼を記載する（5分）
- 1日の総括と明日にすべきことを記載する（5分）
紙の日報で1日の業務を記載しようとすると、それだけで平気で30分の時間が無駄になり、手書きで30分間、週に７回も書き続けるのはあまりにも非効率です。
営業が日報のために事務所に戻る
紙の日報はリモート作成・提出ができないため、営業担当は18時まで営業をしてから直帰すればいいところでわざわざ日報を書くためだけに事務所に戻るような無駄も発生します。
リモートワークが進んだ世の中で紙の日報は事務所に戻らないと作成も提出もできないリモートワークとは真逆の非効率な仕事を生み出します。
1日の業務報告が日報の目的なので、業務終了後に書く必要があり、日中は外に出ている営業担当は直帰をすればいいところ、わざわざ事務所に戻っているのです、ただ紙の日報を書くためだけに。
日報を書くためだけにわざわざ事務所に戻る、戻るための営業車のガソリン代、従業員が事務所に戻って、日報を書いて退勤するための時間も町工場は人件費を払う、まさに無駄のオンパレードです。
仮に事務所に戻る時間が30分、日報を書く時間が30分なら日報のためだけに営業担当は1時間も使っているのですが、1時間あれば、既存顧客然り新規開拓で１社回ることが可能ですが、その時間を日報を書くために無駄にしています。
週に5日で5時間、月に20時間も営業担当は本来顧客に会える時間を日報を書くためだけに費やしている計算になります。
紙の日報だけで貴重な業務時間が20時間も失われてしまう、まさに紙の日報は害悪です。
日報アプリ機能紹介
世の中にたくさん存在する日報アプリの多くは町工場が必要としている要望を把握しておらず、ニーズを満たす機能を提供できていません。
日報アプリを開発する会社の多くは町工場の現場を知りませんし、実際に働く方がどんな困り事や要望を持っているかすら理解できていないのです。
町工場が本当に必要とする日報アプリの機能の全てを搭載した、町工場だけの日報アプリを解説します。
手入力が最小限
町工場にとって最適な日報アプリの必須条件、それは「いかに入力する手間が少ないか」と言う利便性です。
どんなにすごい機能が搭載されたアプリだとしても、使われなければ何の意味も価値もないシステムですが、世の中の多くの日報アプリが「入力がめんどくさい」「使いにくい」ものであり、町工場に毛嫌いされるのです。
そもそも前提条件として製造業、特に町工場の大半は「デジタルやITが苦手」であり、システムを使うことに慣れておらず、そんなデジタルが苦手な人に日報を作るために１個ずつ手入力や日報を作るのに面倒で時間がかかることはNGです。
弊社の日報アプリは手入力が最小限がコンセプトで「書くのでなく選択肢から選ぶ」「１文字だけ検索すれば答えが出る」方法を採用することで最小の時間で日報を作成可能です。
取引先も町工場は複数存在し、毎回手入力をするのは極めて面倒かつ無駄なので、アプリでは頭文字を１文字入力すれば、該当する顧客を自動抽出してくれます。
また、自動抽出した顧客を選択するだけで自動でデータがセットされるので、町工場で嫌われる面倒な作業をせずに入力がサクサク進みます。
AIの自動音声認識
弊社の提供する日報アプリにはAIが導入されており、スマホに向けて話すだけで「音声入力」が始まり、誤字脱字なく正しい情報を日報に書き込まれるので、日報で１番めんどくさい詳細情報記載をする必要はありません。
日報を前向きに書かない現場の心の声は「手書きは大変」「手書きは時間がかかる」であり、社長の求めるレベルまで日報を書こうとすると、とにかく時間がかかるので、日報を書くことにとにかく拒否感が生まれるのです。
特にベテラン社員さんはスマホはあるけど、入力がそこまで早くない問題もあり、手書き以上に余計に時間がかかり、結果としてせっかく導入したアプリも使われず埃を被る事態に陥るのです。
この「日報書くのがめんどくさい問題」を解決するシンプルな方法、それは「AIが代わりに入力」すればいいのです。
弊社のアプリを活用する場合、町工場の営業の方や現場の方は「ただスマホに話せばいい」ので、今まで入力に10分かかっていた作業も1分足らずで日報が完成します。
今までは会社に戻って書いていた営業担当の方は顧客との打ち合わせが完了して、車に乗ってすぐスマホに商談内容を話せば、日報が出来上がるので、わざわざ会社に戻る必要もありません。
町工場の日報アプリに必要なのは「いかに楽ができるか」であり「AIによる自動入力」は町工場の日報アプリに必須なのです。
未読・既読機能
経営者やマネジメント層に向けてどの日報が確認済みで未確認なのかを確認するための「未読・既読機能」も用意しています。
日報報告において現場が１番モチベーションをなくすのは「経営者やマネジメント層が日報を見ていない」ことでせっかく書いた日報を見てないと気づいた現場は日報を詳細まで書くことを辞める最悪の事態になります。
経営者やマネジメント層の方も悪気があるわけでなく、従業員の数だけ作成される日報は会社規模が多くなるほど1日に確認しないといけない日報は増え、作成された日報を１つずつ探して、どれを読んだ、どれが未確認かを調べるのは面倒です。
そこで管理者向けの機能として従業員が作成した日報で既読していない日報を自動で「未読表示」する機能を搭載し、管理者はアプリを開けば、すぐに自分が見ていない従業員の日報を確認できます。
「未読・既読機能」で経営者やマネジメント層の方はたくさんある日報の中から「自分が見ていない日報をわざわざ探す」作業が不要になり、より簡単に時間をかけず日報確認が可能になります。
日報アプリのメリット
弊社が開発した日報アプリを活用すれば、紙日報の問題を全て解決することが可能かつ、正しい情報共有で経営層も安心して仕事を任せることが可能な環境が町工場に実現します。
ここでは町工場向けのAI搭載日報アプリのメリットを解説します。
音声入力で手書きの煩わしさをゼロに
AnyAppの開発した日報アプリは全て音声入力なので、手書きの必要がなく、最小限の労力で漏れなく正確な業務報告を残すことが可能です。
紙日報の１番の問題は「手書き」が面倒であるが故に正確な情報が記載されないことでしたが、AnyAppの日報アプリは「音声入力機能」で、スマホに向けて喋るだけで正確にアプリに情報入力される仕組みなので紙日報の問題を解決します。
今まで現場が紙日報に情報を正しく書かなかったのは「書くのが面倒だっただけ」であり「正確に情報を記入したくない」ではなかったので、この「書く手間」を音声入力で省くだけで町工場の日報業務は正しく機能することになります。
紙日報のように書くときに一気に1日の業務記録を残すでなく、都度入力ができる形式なので、営業活動が終わって、営業車に乗ったら１社分の情報を音声入力すれば、商談内容を忘れずに素早く情報を残すことも可能です。
手で書くのが手間であれば、音声入力をすればいいだけで、音声入力はAppleやGoogleが開発してくれたスマホの基本機能を活用しているだけなので最高品質の音声入力機能を町工場がタダで使えるのも魅力です。
町工場の現場が使いやすいを追求
AnyAppの日報アプリはとにかく町工場の現場が使いやすさに特化しており、最小限の労力で日報が書ける環境を用意しています。
日報アプリはスマホさえあれば誰でも活用できるのはもちろんですが、町工場の若手だけでなく高齢のベテランでも使いやすい工夫を細部に施しております。
- 顧客名は選択肢式で検索可能
- ボタンの数は最小限に
- １タップでアプリ起動
町工場の中には取引社数が３０社を超える企業様も存在し、毎回営業担当が取引先企業を手入力するのは面倒ですし、人によっては「株式会社」をつけたり「（株）」としたり入力がバラバラになる問題が発生しやすいです。
しかし、日報アプリはあらかじめ企業名を登録することで「五十音順で自動並び替え登録」となり、１つずつ探すでなく、頭文字を入れるだけで文字が含まれる取引先を自動抽出してくれるので、探す手間も必要ありません。
また、日報アプリはボタンの数が最小限になっているので町工場のベテランでスマホに慣れていない方でも説明書なしで１回説明を受ければ何の迷いもなく操作できる仕組みにしています。
世の中のシステム開発する会社はあまりにも町工場の実態を知らずにアプリを提供していますが、町工場が求めているのは「シンプル イズ ベスト」であり、AnyAppの日報アプリはシンプルを貫いているのです。
未読既読チェックで日報を見逃さない
管理職の方に向けに、どの日報を読んだか否かをすぐに判断できる未読既読の確認機能で現場が書いてくれた日報を逃すことなく確認することができます。
日報をせっかく現場が書いても、マネジメント層が読んでいないと分かってしまうと、現場は「何のために日報を書いているのか」と日報を作成するモチベーションがなくなってしまいます。
AnyAppでは現場が日報作成すると、マネジメント層が見ていない場合はシステム側が未読と判断し、未読日報として常にマネジメント層の画面に表示されます。
1度、日報内容を確認した場合はシステムが日報を既読と判断し、マネジメント層向けの閲覧画面から自動削除される仕組みによって、忙しいマネジメント層も常に見るべき日報だけをすぐに確認できるようになります。
日報作成は現場が毎日詳細に記載してくれることで実現する仕組みであり、現場が漏れなく業務報告をしてくれることでマネジメント層は確認すべき内容を把握できるのです。
いちいち全ての日報を開いて閉じてを繰り返すでなく未読既読チェックで見るべき日報を見逃さず、現場がマネジメント層はしっかり見てくれているという文化を作ることにも繋がります。
【まとめ】紙の日報は直ちに日報アプリでデジタル化
この記事では金属加工の町工場に特化した日報アプリを解説すると共に紙の日報が無意味であり、日報アプリを活用することで生まれるメリットを解説してきました。
日報は町工場において、現場で起きる変化や顧客とのやり取りを細かく把握するために不可欠な仕組みですが、紙での日報を今後も続けると非効率で、貴重な時間を無駄にすることに繋がります。
紙日報は手書き記入がめんどくさいことで、正確な情報を現場から吸い上げられず、マネジメント層がフォローすべき状態を見逃すことに繋がるため、これからも続けては意味がありません。
世の中にある日報向けのアプリは町工場に適していない中で町工場のためだけに作れた日報アプリでもっと効率的な日報報告の仕組みを構築してはいかがでしょうか。