町工場では毎日のように材料手配をしており、簡単に自動化できるルーティーン業務なのに、後継者や事務員さんが未だに紙やExcelで毎回手間暇かけて材料手配している町工場は正気ではないので、今すぐに自動化してください！
受注した仕事を納品するために、毎日何度も材料発注をかけている中で町工場では無駄な作業を繰り返していることに気づかないのでしょうか。
- Excelに注文状況を毎回打ち込む
- 同じ発注明細でも毎回、手入力で発注書を作る
- PDFに印刷して材料会社にFAXする
- PDFにして材料会社にメールを送る
- 過去に手配した材料も１から４まで繰り返す
町工場では人不足で限られた人材で仕事を回さないといけないのに、手間ばかりかかる無駄な材料発注の方法で仕事をし続ける考え方が不思議でありません。
売上減少の大問題が起きて、本来は外に出ないといけない町工場の後継者が「材料発注に手間がかかって社内にいる」ような状況はもはや最悪であり、顧客のために使う時間を無駄な材料発注に浪費しているのです。
後継者は効率的に仕事をする仕組みを作らないと、いつまでも社内から出れずに、永遠と工場を変えることができず、廃業にまっしぐらに向かいかねない現実が来ることに危機感を感じてください。
そして、効率的に仕事をして後継者が自由に動くためには、町工場が絶対に毎日行っている日々の「材料発注」は最小限の労力で完了する環境を作るべきなのです。
この記事では町工場が行う非効率な材料発注がどれだけ無駄で貴重な時間を浪費しているのか、経営に急ブレーキをかけているのか、そして材料発注を簡単に自動化できる「材料発注アプリ」まで解説します。
非効率な材料発注で町工場は無駄まみれ
町工場は人手不足で少ない人数で仕事を回さないといけないのに、未だに非効率極まりない方法で材料発注をしており、なぜ自動化を考えないのかが不思議でなりません。
人が十分にいない以上、いかに少ない人数でも効率的に仕事を進めるか、効率的に仕事を進めることで後継者が外に出て、会社を変えるための必要な仕事をすべきなのに、いつまでも事務所にいるのです。
ここでは材料発注のせいでどれだけ町工場に無駄が出ているかを解説します。
発注書を手作業で作り続けるんですか？
材料手配する時に毎回、紙やExcelで手作業で発注書を作ることを繰り返していますが、いつその発注書を作る労力が無駄であることに気づくのですか？
町工場はただでさえ人が足りない状況で、人がやらなくていい仕事は自動化して、本来やるべき仕事に注力すべきなのに、毎日絶対に行う材料発注書を紙やExcelで作り続けるのは大損です。
なんで、材料会社に発注指示を出すための「発注書作成」を毎回手作業でやるんですか？なぜ、無駄だと思わないのですか。
1番最悪な方法で行う材料発注を丁寧に1枚1枚手書きで発注書を手作りする方法ですが、流石にこの非効率極まりない方法で材料発注する町工場は減りましたが、それでもまだ町工場は手作業でExcel入力をしています。
「うちはExcelで材料発注書を作っているのでデジタル化できている」と思い込んでいる町工場は井の中の蛙状態で、Excelに毎回手入力しているのであれば、紙で作るのと大差がないただのアナログ工場です。
町工場はリピート品もこなしているため、当然同じ迷彩の材料を頼むことだってあると思いますが、材料発注をExcelでこなしていても、過去分の発注データは毎回上書きするのでいちいち同じ明細を繰り返して入力しているはずです。
毎回、パソコンに向かって、発注する材料明細を手入力するのがどれだけ無駄な作業であるか、無駄な作業に後継者は事務員が時間を割いていることがどれだけ愚かであるか、早く町工場は気づかないと手遅れになります。
手入力で手間暇かけて作り上げた発注書に何の意味もないので、手入力で作る発注書の枚数はあなたの町工場が無駄にした貴重な時間と人件費のコストであると認識してください。
以下の記事では取引先からの売上減少が起きているのに、目の前のどうでもいい仕事に時間を使っている町工場は行動すべき危険サインを見逃しており、何もしなければ廃業の道を辿る理由を解説しますので併せてご覧ください。
発注書を紙印刷して、FAXを送るは無駄な作業
Excelで発注書を作って効率化していると思い込んでいる町工場の方はExcelの発注書を毎回、紙で印刷して、毎回FAXする作業を決して無駄とは思わないのでしょうか。
ペーパーレスという言葉が騒がれだして、何年も経ちますが、未だに発注書を紙で毎回印刷している町工場はアナログ以外の何者でもなく、未だに昭和の仕事の方法を変えられない残念な状態です。
紙で印刷する理由はFAXで材料会社に発注をするためですが、令和になって未だにFAXで材料手配をしているのはおそらく製造業の町工場だけで、非効率すぎます。
紙で発注書を出してしまうと保管も紙ですることになり、発注書の保管場所を作らないといけない、しばらくして同じ材料が欲しくなってもいちいち紙をファイルから探さないといけない、紙は工場に無駄しか生みません。
「紙印刷しないでメールで送っているから効率的」という町工場に質問で、送った発注書に書かれた明細はすぐに探せますか、ファイルが多すぎて訳わからん、そもそもメールも毎回手入力で作成しているが関の山ではないでしょうか。
そして、材料会社に毎回メールを送るにも「いつもお世話になってます。。。。」「材料発注の件で。。。。。。」といつものメールを送るためにメール文章を書くにも時間をかけているわけで、全部無駄ですよね。
加えて、町工場では当たり前の文化ですが、FAXやメール送付後に毎回「注文送ったが届いている？」と確認の電話をする文化がありますが、この電話は本当に必要なんでしょうか。
- Excelの発注書を印刷する
- FAXで材料会社に発注書を送る or メールで発注書を送る
- 材料会社にFAX or メール送ったの連絡
材料発注の度に１〜３の手順を繰り返していたら、１発注だけで平気で5分から10分の時間を使ってしまうような非効率な材料発注が町工場に当たり前のように蔓延しています。
仮にあなたが数円安い材料を仕入れても、時給1500円の人が材料発注に5分かけたら、125円の人件費と紙代の見えないお金を工場が支払うことになりますが、それでもまだ非効率な材料発注をしますか？
Excelで発注書を作っていれば効率的だと思っている町工場が多いですが、紙を印刷してFAXで送っている以上は無駄の蓄積であり、いつまでも損をし続ける状態から抜け出せないことを自覚してください。
以下の記事では後継者が自由に動きたいならデジタル化は必須であり、いつまでもデジタル化を後回しにすると、後継者が工場の外に出れず、1番ダメな状態に陥る点を解説していますので併せてご覧ください。
事務所にいないから材料発注できないは最低
後継者は自分が外出先にいて急に顧客から「短納期の制作依頼」が入った時に材料手配をその場で行えますでしょうか、もしも事務所でないと材料手配できないであれば、あなたの町工場は危険な状態です。
「事務所じゃないから材料発注ができない」はどの町工場も当たり前のようにすぐ対応できない理由として言い訳をしていますが、もう昭和ではないので、外出先だろうがなんだろうが材料発注はすぐできなければなりません。
メーカーの購買部からしたら、このご時世に事務所に戻らないと材料手配ができないような町工場は失望の対象であり、口に出さないかも知れませんが簡単にあなたの町工場の評価に減点がつく対象です。
PCがなくたって、スマホ１つあれば、町工場が行なっている材料発注なんか簡単に外出先や営業車の中でも実施可能であり、わざわざ材料発注をするために事務所に戻るのは愚の骨頂でしかありません。
外出先で材料発注ができない理由は「過去の材料単価がわからない」「外出先で発注書が作れない」「事務所に電話して代わりに作ってもらう必要がある」ですが、これは無駄の極みであると同時にお粗末な仕組みと自覚してください。
メーカーは「短納期対応ができる町工場」を重宝しますが、そもそもスタートである材料手配に手間取って本来すぐに対応できれば、明日から加工できるのに材料手配のせいで加工が遅れるなんて大損でしかありません。
材料がないとモノづくりが始まらない町工場において、非効率極まりない方法で材料手配をしていると、貴重な時間を無駄にするのはもちろん、商売のチャンスすら潰してしまい、町工場にとって良いことは皆無です。
内製化や転注で売上を失ったのに営業活動しない町工場の後継者の言い訳は「忙しい」「時間を作れない」ですが、アナログな材料発注で時間を浪費する環境に疑問を持つべきであり、改善しないと工場は廃業あるのみになります。
以下の記事では「効率的に」「誰でもできる」ような仕組みを工場に作れない後継者は売上減少を阻止できずにズルズルと衰退し、やがて首が回らなくなる工場になる点を解説していますので併せてご覧ください。
アナログな材料発注は町工場の変化を邪魔する
毎日欠かさず行う仕事であり、受注した後の最初の仕事である材料手配がアナログだと、いつまでも町工場は変われないままで、1番悪いのは後継者が従業員に材料発注を任せられず、毎回自分が噛むことになる点です。
町工場の悪いところは後継者が全てを抱え込むことであり、業績が悪くなっているのに何も変化ができない町工場では「材料発注は後継者しかできない」「後継者が時間を割いている」のが多いです。
変化の起点である後継者が材料発注なんかで時間を食われているようではお話になりません。
ここではアナログな材料発注が町工場の変化の邪魔をする点に関して解説します。
後継者が「材料どうなった？」と聞いて探さないと分からない
アナログな材料発注は「どの材料が手配済みで」「どんな状態か」が一覧化されていないので、後継者は「誰かに聞かないと分からない状態」であり、かつ見える化されていないので他の従業員も現場も進捗が見えないのです。
発注書を紙やExcelで手配している町工場では、手配一覧で記録されているわけではないので、材料を実際に手配した本人しか状況が掴めず、詳細を知るには「これ誰か頼んだ？」と社内を聞き回る必要があります。
もしくは紙の場合は発注書一覧ファイルを探して、1枚ずつ確認してどうなっているのかを確認、Excelの場合はファイルを１つ１つ開いて、手配内容を確認するような「探す手間」が必要になり、無駄でしかありません。
材料の手配状況なんて手配一覧を見ればいいだけなのに、紙やExcelで一覧状況を見ようとすると発注後に材料手配内容をまた別のExcelに移す二重転記をする作業が必要になり、まだ無駄が生まれます。
そもそも町工場は二重転記や誰かに聞いて回るような無駄な作業をしている余裕はあるのでしょうか。
昭和からの財産を食い潰して、メーカーも自社の仕事が少ないので内製化し、１社依存なので仕事がどんどん減っていくが補填すらできない、「何かしなきゃいけない」のに無駄な仕事で1日を事務所で終えるのは本当に危険です。
ただ、現場からしたら、「材料がいつ入る」「既に手配したのか否か」を知れないと段取りもできないので、事務所も材料手配状況を管理できないと仕事が前に進まないので、手間をかけるのが当たり前になっています。
工場を変えるために行動を起こすべき後継者が「事務所で材料手配状況を見ている」「手配した人間に状況を聞く」なんて無駄な仕事をしている余裕なんてないわけで本来はさっさと外出すべきなのです。
以下の記事では町工場の問題は社長や後継者が私生活を捨てて、全ての時間を仕事にあてて、従業員の分まで仕事を抱え、孤軍奮闘しないと工場が回らない状態であり、抱え込み経営は長続きしない理由を解説します。
発注漏れで納期遅れのリスク
紙やExcelの属人化した材料手配はメーカーからの信用失墜をもたらす大きなリスクを含んでおり、担当者しかわからないので社内の人間が見て、事前に発注漏れに気づくことができず、材料遅れで納期遅延を生むのです。
町工場は「〇〇さんがやってる」「◼︎◼︎さんしか分からない」と属人化の環境が当たり前であり、周りの誰かがミスに気づくのは失敗が発覚してからであり、未然に防ぐような環境にはなっていません。
後継者も人間であり、たくさんの仕事が自分に雪崩れ込んできて、タイミング悪く材料手配も重なってしまうと手配の１つや２つが漏れてしまうこともありますが、最大の問題は誰も気づかぬまま時間が過ぎることです。
また、町工場の中には担当者が発注明細を作って、事務員さんに入力を依頼して任せるケースも多いですが、「材料手配を伝えたはず」と担当者が言っても「聞いてない」などの言った言わない問題にも発展します。
そして、高齢な担当者は自分の仕事を他人に伝えるのが下手なので、ベテランにしか分からない仕事が生まれ、そのベテランが引退すると、社内の誰も詳細がわからず、材料手配が遅れるなどの引き継ぎトラブルにも発展します。
こと、材料発注においては「手配が遅れる」とは「納期がずれる」を意味しており、受注生産で生産工程をずらせないメーカーにとって町工場が「材料手配が遅れて納品できません」は死後であり１発で信用を失います。
本来は、手配一覧を見れば、「あれ、抜けてる」「手配一覧にないよ！」と社内の誰かが簡単に気付ける状態なのに紙やExcelの属人化された状態では誰も自分以外の手配漏れになんて気付きませんし、気にも止めません。
令和になって、ますます町工場は人材が取れなくなり、製造業未経験の方が事務所にいるケースも多く、後継者は事務員さんに任せたいが「できるか不安」「任せてトラブルにならないか」で結局、後継者の抱え込みが始まるのです。
以下の記事では町工場の1番の課題は経営者や後継者が仕事の全てを抱え込み、事務所に缶詰で身動きが取れない状況である点を解説していますので併せてご覧ください。
いつまでも従業員に仕事を任せられない
業績が悪い、売上が減少したままの町工場に共通する問題、それは「後継者が仕事を抱え込む」ことであり、従業員に頼めばいいのにいつまでも仕事を任せられず、抱え込んで後継者が新たな行動に時間を割けない点です。
基本的に町工場の後継者は「本来やるべき仕事」と「従業員に任せられない仕事」の間に板挟みのどっちつかずの状態で、いつも通りでパワーが不要な「社内の従業員に任せられない仕事」の処理で1日が終わっています。
工場を変えるきっかけとなる仕事は従業員では不可能であり、後継者がやるしかないのに「従業員に仕事を任せられないせい」でいつまでも後継者は工場を変えるきっかけの仕事に手を出せないのです。
ピンチの工場を変化させられない後継者の共通ワードは「忙しいから」で、「忙しい」のは自分が仕事を抱え込んで、従業員に仕事を任せられない、仕組みが作れない自分自身の問題を見て見ぬふりをしています。
特に材料発注においては多い工場では1日に何度も手配をしていますが、この材料発注に後継者が絡んでしまうと、いつまでも事務所から出れず、事務所を出ても社内から電話が何度もかかり、何も行動ができないはずです。
絶対に後継者はわかっているのです、「自分が材料発注に絡んだら工場が変われない」と。
でも、自分なしでどうやって材料発注が漏れなく正確にそして効率的にできるかの仕組みを考えること、用意することから逃げて、思考停止して今まで通りの非効率なやり方を続けるから工場の状況がどんどん悪くなります。
後継者は本来は自分でなくても「能力なくても」「経験なくても」誰だってその通りにやったら完璧に仕事ができる仕組みづくりで仕事を早く任せて、時間を生み出すことが最優先でそのためにデジタル化をすべきなのです。
町工場の成長に急ブレーキがかかるのは、変化を生み出す唯一の人材である後継者が身動きができなくなることが原因であり、後継者は一刻も早く、自分がいなくても材料発注ができる環境にしないと工場が終わってしまいます。
以下の記事では町工場は後継者自身が行動を起こして、新たな顧客や新たな効率的な仕組みを作らずに、ただ他力本願で何もせずに待っている「待ち工場」でいたら消滅するだけである点を解説していますの併せてご覧ください。
町工場の材料発注はアプリで全自動化できる
紙やExcelのアナログな材料発注から脱却したい後継者の方はここで紹介する町工場のためだけの「材料発注アプリ」を活用し、材料手配に関わる全ての仕事を自動化してください。
町工場が普段から苦労して作業している以下の業務は全てアプリで自動化できるので手間を全て削減できることを誰も知らないのです。
- 材料発注書を作る
- 材料発注書を送付する
- 材料手配一覧を作成する
知っている町工場の後継者は既に材料手配を自動化して、工数を削減しており空いた時間で新たな顧客開拓に移り、工場に変化を生み出す活動に取り組んでいます。
ここでは金属加工の町工場のためだけの材料発注管理アプリを紹介します。
発注書はアプリが自動作成
材料屋に送付するあなたの工場の材料発注書は2度と自分で作らないで結構で、アプリが入力された情報で自動でPDFの発注書を作るので、もう発注書自体を作る必要はありません。
大事なことなのでもう1度言いますが、町工場はもう「発注書を作る必要は2度とありません」ので事務員の方を発注書を毎回作る作業から解放されて他のことに時間を割けるようになります。
以下のようにアプリに材料発注先や材料情報を入力して、ボタンを押すだけで入力内容を元にアプリが発注書をPDFで自動作成してくれるので本当に材料発注が楽になります。
いちいちExcelを開いて、マウスで場所を変えて情報を入力する必要はなく、アプリに表示された順番で入力をするだけなので「素人でもすぐに理解できます」し「上から下に入力だけ」なので間違えが起こりません。
発注書の内容はアプリに全て自動保管されているので、どんな発注をしたかは誰が見ても一目瞭然であり、作業を途中で止めても発注書が作成してなければ、代わりに他の人が作業すればいいだけなので属人化も起こらない。
1日に何度もExcelで入力していた作業がアプリに情報入力するだけで簡単に発注書が作られたら、材料発注に必要な人材も減り、他の作業に回ってもらうことだった可能です。
当然ですが、スマホからも材料手配ができるので外出先でも簡単に材料手配ができる、究極は顧客との打ち合わせ中にすぐに目の前で材料発注をしたら驚かれること間違いなしです。
発注手配メールも自動送付
町工場はもう2度と材料会社にFAXやメールで発注書を送る仕事をする必要はなく、アプリが自動作成した発注書を材料会社に担当者に自動送付してくれますので、送付業務も自動化です。
材料発注の度に毎回、FAXやメールをしている事務員の方に朗報で、もう2度とメール文章を作成して送る、FAXを送る作業は不要でアプリが自動で材料会社にメールで発注書を飛ばしてくれます。
以下のようにアプリで発注確認をして、ボタンを１つ押せば、材料会社として選択した担当者にメールが自動作成して飛ばされるので、もう「発注書を送る作業」は町工場からなくなります。
結局、発注書を自動作成してくれるだけでは、町工場には「送る手間」が残ってしまって中途半端な自動化になってしまいますが、発注管理アプリを使えば、発注書を作成して送る作業まで全ての自動化が完成します。
また、町工場でよくある「後継者しか送り先がわからない」「連絡先を知らない」の問題ですが、アプリには材料会社ごとの担当者が登録してあるので、連絡先すら調べる必要はありません、アプリが勝手に判断してくれるので。
発注書に必要な情報が揃って始めて材料会社に発注書を送ることができるようになるので「情報不足のまま送らない」「誤った情報を送るミスもない」ので後継者も安心して任せられるのではないでしょうか。
材料手配状況は全て見える化
あなたの町工場の材料手配履歴は全て自動でアプリに保存され、「手配待ち」「納品待ち」「納品済」の材料を頼んで納品されるまで全ての状況がアプリで見えるようになるので漏れる可能性がゼロです。
材料発注アプリは町工場が「後で探す」ことも想定済みであり、検索機能で「製品番号」「発注書No」「図面情報」までアプリに登録された情報は全て検索できるようになっています。
「発注担当者」「材料発注会社」まで自由に検索できるので、リピート品の材料手配の際も簡単に過去の情報をそのまま活用することだってできるので、もう「探す作業」で時間を使う必要はないです。
また、当然のようにアプリから依頼した材料手配がそれぞれ、どの状況かはステータス管理ができるので「手配待ち」「納品待ち」などが追跡できるので現場から事務所に「あの材料はどうなってる？」の質問すらなくなります。
材料手配は町工場の当たり前すぎる作業ですが、よく見ると無駄の温床であり、毎回こんな無駄に時間を浪費している自分が馬鹿馬鹿しくなるはずですが、裏を返すと自動化すれば時間がどれだけ生まれるか、嬉しい限りのはずです。
まとめ：町工場の材料発注は簡単に自動化できる！
この記事では町工場が行う材料発注がどれだけ無駄であるか、毎日の非効率がどれだけ経営に急ブレーキをかけているのか、そして材料発注を自動化できる「材料発注アプリ」まで解説してきました。
材料発注は町工場にとって当たり前すぎるルーティン業務であり、無駄に手間暇をかける後継者が多すぎるので、売上減少などで工場がピンチの場合は大至急デジタル化に取り組むべき業務であると自覚してください。
結局、町工場の後継者に時間がないのは、非効率な仕事のチリツモの結果であり、１つずつ非効率を自動化で効率的にすることで後継者が自由に動ける時間を手にすることができます。
デジタル化を甘く見ていつまでも手を出さない町工場は共通して、新規顧客などの本来やるべきことに着手できずにどんどん売上を失いジリ貧になっていくのが目に見えています。
本当に「何かしないとやばい」と危機感を抱いている町工場の経営者や後継者はまずは毎日行っている「材料発注」から自動化してみるのが最適です。
弊社は日本で唯一、金属加工業の町工場のためだけのアプリ開発＆デジタル化を丸投げで支援する「AnyApp」を提供し、日本全国の町工場のデジタル化を支援しております。
「デジタル化したいけど何から始めるべきかわからない」「なるべき低コストでデジタル化したい」「最適な仕組みを丸投げで実現してほしい」などのお悩みを抱える町工場様はぜひ資料請求にてサービス内容をご確認ください。
