未だに従業員に紙でわざわざ手書きで日報を書かせている町工場にお知らせします、その紙日報は無意味な作業であり、直ちに辞めないと時代遅れのままで無駄な作業に時間を費やしますよ。
本当に悲劇としか言えませんが、令和の時代になっても紙の日報で作業報告をさせる町工場がまだまだたくさん存在し、誰も日報を紙で書くことに違和感を覚えていないのです。
これだけデジタル化が進んでいるのに、未だに紙、しかも手書きで書かせて、集計は事務員さんが１個１個手入力をして、本当に無駄でしかありません。
町工場はただでさえ人材不足で人が取れないのに、そんな無駄な紙日報の記入作業、集計作業をしている余裕はないのではないでしょうか。
この記事では町工場が紙日報で作業報告をさせるのがどれだけ無意味で非効率なのかを具体的に解説し、町工場が使うべき日報アプリに関して解説します。
紙日報が町工場にもたらす大損失
紙日報で作業報告をさせる町工場には百害あって一利なし、本来は良かれと思って紙日報を使っているかと思いますが、実は紙日報のせいで町工場が大損していることに気づいてください。
はっきり言いますが、日報を紙で行っているのは時代遅れ極まりない状態であり、あなたの町工場は化石のような仕事で非効率に労力と時間を無駄にしています。
ここでは紙日報が町工場にもたらす３つの大問題を解説します。
わざわざ手で書く意味ありますか？
世の中、スマホやらパソコンやらどんどん便利になって楽に記録ができる環境なのに、なんでまだ紙でわざわざ手で１文字１文字書かせて無駄な時間と労力を使わせるんですか？
町工場が極めるべきは「効率的なモノづくり」であり、できるだけ少ない工数で素早くモノを作り上げることがミッションであるのに、なぜ、1日の作業報告である日報は「非効率な手書き」で手間暇をかけるのは理解できません。
日報の目的は従業員の行った業務を正確に把握することであり、大事なのは正確性で、手で書かないといけない理由はどこにもなく、正確な業務報告を漏れなく日報として残せばいいのです。
「手書きである必要はない」正確に漏れなく記録を残せればいいなら、より効率的で素早く記録ができるスマホやPCで使えばいいのに、町工場はなんの疑問も持たずにアホみたいに手書きを続けています。
手書きは百害あって一利なしの作業方法であり、1番わかりやすいのが「汚くて読めない」の問題で、作業員が油まみれの手でめんどくさいために適当に書くので内容を理解できないので、読解に時間がかかる。
そして手書きはPCにコピペができないので、１個１個誰かがPCに転記作業をする必要が出てくるのでますます無駄な作業が生まれ、本当は今知りたいのに、転記が終わるまで業務報告が把握できないというお粗末な結果になります。
なんで「手書きをするんですか？」という質問をすると返ってくるのは以下の答えであまりにも愚かです。
- 昔から日報は紙だから
- 紙でやるのが当たり前で違和感がない
- 無駄だと思っているが時間がなくて
町工場がデジタル化に積極的でない背景は「昔のやり方を変えることへの抵抗」と「当たり前すぎて自分たちがおかしいと疑問を持たない」が原因であり、化石のままでいるから恒常がどんどん衰退している事実に気づいてません。
後継者の代になって、後継者が「やばい」と思っても、「全員から抵抗を受ける」「否定される」などでせっかく紙日報がおかしいという気づきが出ても、後継者も「もういいや」と諦めてしまいますます工場がダメになるのです。
以下の記事では町工場はデジタル化に最優先に取り組まないと、工場を変える可能性を持った後継者がいつまでも事務所に缶詰で外に出ることができず、工場が衰退する原因になる点を解説します。
現場はめんどくさいから適当な報告
手書きで1番良くないのは「手間がかかる」よりも従業員の「正確な情報」を経営者や後継者が把握することができない点にあり、その原因は手書きでめんどくさいので現場が適当に書いてしまうからです。
人間はめんどくさがる生き物であり、特に紙にペンで１文字ずつ書くのは大人になればなるほど苦痛の作業であり、毎日書く必要がある日報に関してはもう現場では「手抜き報告」の温床です。
日報を書く目的は経営者が現場の状態や営業に出た際にお客さんにどんな話をしているのかを把握する手段ですが、これは「漏れなく正しく情報が記載された日報」があればの話であり、適当な日報には何の意味もありません。
現場が毎日毎日、時間と手間をかけて嫌々で記入している日報の内容が適当であった場合、それは「何の意味もない日報」であり、現場が苦労して書く時間も経営層が確認する時間も全て無駄なのです。
現場の状態を知るために書かせている日報が実はめんどくさい、とにかく早く終わらせたいの気持ちが買ってしまい、適当な内容で書かれている場合は日報報告が形骸化して意味のない作業に時間を使っているのが実情になります。
町工場における正しい日報業務とはそもそも経営者や後継者が「現場は怠けるもの」でありいかに「ストレスなく手軽に日報を書かせるか」を考慮すればいいのですが、何も考えないで日報を書かせると全て会社の損になるだけです。
適当な報告を鵜呑みにし、問題ないと思って時間を過ごしていると、とんでもない問題を見過ごしてしまい、気づいた時には時すでに遅しで、経営者や後継者が後始末に追われるという光景はダメな町工場によくある姿です。
以下の記事では製造業でダメな会社は従業員が「自分のことだけ」「過ごしやすさ」の自分の都合を優先し、他力本願で経営者と後継者が全ての尻拭いをして、事務所から出れずに徐々に衰退する姿である点を解説します。
経営者や後継者が問題把握できない
紙日報で業務報告をする最大の問題点は「経営者や後継者が正しい情報を把握できない」点にあり、本来は直ちに経営者や後継者が改善すべき問題を見過ごしてしまう点にあります。
要は本来は直ちに従業員の日報内容から問題を特定し、問題の原因を特定し、解決するために経営者や後継者が動かないといけないのに、紙日報では問題把握ができずに、大問題に繋がってしまいます。
町工場の社長や後継者はとにかく従業員ではできないことの全てを抱え込む傾向にあり、顧客対応から現場での作業、事務処理まで全てを１人でこなすので、どうしても目が届かずに見れない部分が発生します。
そもそも日報をやる背景は１人１人に１から１００まで聞いていたのではいくら時間があっても足りないですし、そんなヒアリングをする時間がないから従業員から報告をさせているはずです。
しかし、紙日報ではそもそも以下の2つの問題があるせいで経営者や後継者が問題把握ができない状況になっています。
- 現場から正しい情報が上がってこない
- PCへの転記でタイムロスが発生する
１つ目は先ほども解説しましたが、現場は手書きでめんどくさい日報に対して丁寧に１つ残らず情報を残すことはしません、これはめんどくさいから、適当な情報を書いて終わらせる人間の怠慢が出てしまうからです。
本来は絶対に経営者や後継者が把握しないといけない情報も、手書きでめんどくさいせいで日報に記入されず、当たり障りない情報だけの内容を見て、問題に気づかずに後で大問題に発展するケースになります。
２つ目は紙日報では紙に書かれた情報をPCに事務員さんが転記する作業が発生するため、事務員さんが転記するまで2時間がかかり過ぎてしまって、経営層が日報を確認するのが後日になる点です。
ドキッとするかと思いますが、日報を書かせている町工場の経営者の方で当日に従業員が書いた日報を全て確認している経営者は少なく、大抵は「時間ができた時に見るから」と事務員に転記をさせています。
事務員さんも紙に書かれた読みづらく、汚い字をそれぞれPCに転記するので、それなりに時間がかかるのでせっかく従業員がめんどくさがりながら書いた情報も経営者が見るのは後日になって意味がないのです。
町工場の経営者や後継者にはっきり言いたいのが、紙日報は意味がないという事実であり、どれだけ労力をかけて紙に書かせてもあなたの工場は損するだけということを自覚してください。
以下の記事では町工場の問題は「間違いに気づかずに同じことを繰り返す」点であり、昭和の時代遅れで間違った考えや仕事を続けると工場が廃業するだけなのでルーティーンで行っている仕事を疑うべき点を解説します。
紙日報が町工場を衰退させる
紙日報は決して町工場にポジティブな結果を生み出すことはなく、町工場が得られる結果は経営者の目が行き届かずに「工場が衰退する」だけであり、終いには経営者や後継者が仕事を抱え込んで身動きができなくなります。
令和の時代に紙日報を続けている町工場は直ちに辞めなければ、「工場が終わってしまう」と強い危機感を持つべきであり、その理由は従業員が何してるか見えず、信頼できず後継者が仕事を抱え込むことになるからです。
どの町工場も経営は窮地であり、命運を変えられるのは後継者だけなのに、当人は「トラブルの火消し」で時間を奪われ、すぐに気づけば対策できたのに、紙日報のせいで全部がトラブルが起きてからの事後対応で外に出れない。
ここでは紙日報がなぜ、町工場を衰退させるのかを解説します。
従業員が何をしているか見えない
日報が正常に機能しないと、経営者は従業員が1日8時間の業務時間の間に何をしているのかが全く見えなくなり、工場は組織ではなく、「ただの烏合の衆」となり、トラブルしか起きない環境になります。
日本で1番忙しいのは、息つく暇もなく、常に動いて120%で働いている町工場の経営者であり、落ち着いて従業員が何をしているかを見て回れないから日報で情報収集しているのに紙日報では正しい情報は１つも得られません。
経営者の仕事は「意思決定」であり、「意思決定」をするには情報を集める必要があるのに、唯一の情報収集手段が紙日報では誰がどんな動きをして、何を抱えて、どういう状況下を把握するのかは不可能です。
- 顧客との間でトラブルが起きていたのに大問題になるまで気づけなかった
- 従業員が見積回答をずっと放置していることを顧客からの連絡で知る
- 現場で納期遅延しそうなのに連絡が遅く、どうしようもない状態で知ることになる
これは町工場の後継者が毎日のように行っている「火消し」の一例であり、残念ながら町工場の経営者は従業員が何をしているかが全く把握できておらず、事後報告でトラブルばかりが降ってくるのが当たり前になっています。
町工場で1番最悪なパターンは「個人商店化」で、従業員が顧客と話を進めているが、全て従業員の勝手な判断で経営者が何も関知できない状態で、チャンスをドブにしたり、大損を被るような状況です。
- メーカーから新機種の製作打診が来ているのに従業員が勝手にやらない判断をする
- 顧客から転注を匂わせる話が出ているので、経営層に報告せずにいた
- 見積をすぐに出せば受注できる案件なのに忙しいを言い訳に見積もりせずに失注
これは経営者や後継者が手いっぱいで顧客対応を従業員に任せてしまうと絶対に発生するケースで、日報では何の問題もないような記載があるのに、蓋を開けたらどうしようもない状態だったというのはよくある話になります。
日報が正しく機能していれば、従業員がどういう状態か、手を差し伸べてサポートすべきかを把握できるのにお粗末な紙日報では状態把握ができないので「何をしているか」まるでわからない恐ろしい状態になってしまいます。
以下の記事では「経営者や後継者がいなくても回る仕組み」を作れない町工場は売上減少を止めることができずに仕事を引き上げられて、売上減少の阻止に失敗して大ピンチに陥る点を解説しますので合わせてご覧ください。
後継者が不安で仕事を任せられない
紙日報が工場を衰退させる最大の根拠は「後継者が従業員に仕事を任せるのが不安」になってしまい、自分自身でやればミスも出ないと思い、全ての仕事を抱え込む方向に流れてしまうからです。
本来、正しく日報が機能していれば、「問題が小さいうちに解決できる」のに紙日報では正確な情報が吸い上げられないせいで、「トラブルがでかくなってから気づく」ために後継者がとんでもなく苦労をします。
従業員から出てくる声はいつも「問題が起きました、なんとかしてください」と後継者に丸投げで、どうしようもない状況で従業員から情報共有が来ても、どう考えても手遅れです。
メーカーの担当者に誤り、協力会社に頼み込んで納期を間に合わせるなど、後ろ向き仕事で従業員の失敗の尻を拭く仕事を続けるうちに後継者の中で「もう任せたくない」「自分がやればこうならない」と思い始めてしまいます。
こうなるともう、「従業員に仕事を任せられない」の状態になり、全ての仕事を後継者が１人で抱え込むようになってしまい、自分でやることで従業員によるミスが出なくなり、トラブルが減りますが、時間が全部奪われるのです。
結果として後継者は朝から晩まで事務所にいて、外には1度も出ない、「待っていても仕事は来ない」とわかっていたのに目の前の仕事をこなすことが1番になって工場の外に出るのが二の次になってしまいます。
工場を変えることができるのは後継者だけなのに、当事者は社内で仕事をすることが優先になり、本来すべき新たな顧客を見つける営業活動もせず、ある日、メーカーからの引き上げで売上を失うことになって衰退していくのです。
以下の記事では町工場の1番の課題は経営者が全てを背負い身動きが取れない環境であり、後継者が身動きできないと工場に何も変化が起こせずに時間の経過と共に廃業に1歩ずつ向かう現実を解説します。
町工場に最適な日報アプリはこれだ！
町工場に最適な日報アプリの条件は「シンプル、手間が少ない」であり、どれだけ現場に手間なく日報を書かせられる仕組みであるかがポイントです。
人間は基本的にめんどくさがる生き物なのでめんどくさい日報では意味がなく、どれだけ怠慢な人間でも1日の業務内容を漏れなく正確に簡単に記録するため機能が必須になります。
ここではめんどくさがりが山ほどいる町工場に最適な日報アプリに関して解説します。
手入力は無駄！音声入力で自動化すべし
町工場の日報アプリに欠かせない機能は手入力なしでも簡単に日報が記録できる機能であり、その正体は「音声入力」です。
日報が現場で全く機能しない原因は「手書きがめんどくさい」「正確に書こうとすると山ほど字を書かないといけない」というめんどくさい作業があるからで、正しい日報を書かせたいなら日報を書くのが簡単にすればいいのです。
めんどくさいのは「手書き」なので日報を残すときに「手書きの代わりにスマホに喋る」にしてしまえば、めんどくさい「手書き」を現場から排除し、音声で話せば自動入力されたら、めんどくさいの言葉は出ません。
上記のように日報入力の際にアプリの「音声入力機能」をタップして、スマホに話せば、１文字１文字を自動変換してアプリが勝手に日報を作成してくれます。
所詮、音声入力では「正しく変換されない」「誤字脱字ばかり」と思い込んでいる人は大間抜けであり、AIが発達した現代ではAppleやGoogleが高精度のAIで「正確に自動入力」してくれるので、間違いが起きません。
現場は1日に起きたことをただスマホに話せばいいのです、話せばスマホが勝手にアプリに業務内容を記録してくれるので、現場は面倒な「書く作業」を１つもせずに、正確な日報を書いてくれる仕組みになるのです。
以下の記事では町工場もAIを上手に活用すれば、職人や事務員さんが面倒な手書き業務から解放され、より負担の少なく効率的で幸せな現場に買われる点を解説していますので併せてご覧ください。
選択式で入力を最小限に
町工場の現場が嫌がらるのは入力が多いことなので、音声入力以外にも「入力でなく選択式」にすることでとことん「入力作業」を減らして、現場が嫌がる理由を潰します。
世の中の製造業向けだと作られている日報システムの大半は「入力箇所が多すぎる」という問題があり、１箇所入れ終わっても次があり、また次も入力と現場が嫌いなるように作られたとしか言いようがありません。
町工場が本当に使うべき日報アプリは「キーボードで入力」でなく「選択肢から選ぶ」という入力方法にして、マウスや指で選ぶだけにすれば、現場のストレスも低減することができます。
そもそも大前提として町工場の現場の方はPC作業にも慣れていない、慣れていないキーボード操作のせいで時間がかかって帰る時間が遅くなるなんてことになったら、「もうやらない！」で日報が残されなくなるだけです。
でも、キーボードでなくマウスやスマホの指でタップだけなら簡単にできるので、「いちいち入力」するでなく「選択肢の中から選ぶ」に変えるだけでめんどくさがられるリスクが限りなく低くなります。
世の中の日報システムは「町工場を知らない人間」が「こういうのがあればいいだろ」と想像で作った使えないシステムであり、本当に必要なのは「現場の職人を理解した人間」が作る「現場が使いやすく嫌がらない仕組み」なのです。
以下の記事では家族経営の町工場では非効率で無駄だと分かっているのに誰も疑問を持たずに頭がおかしくなるほど、傍観して衰退していく点に関して解説しますので併せてご覧ください。
未読・既読機能で確認漏れがゼロに
町工場に最適なアプリは日報を書く現場の職人のためだけでなく、従業員が書いた日報を１つずつ確認する社長や後継者にとっても便利な機能を提供すべきであり、それは日報の確認漏れをなくす「未読・既読機能」です。
従業員が「めんどくさい」以外で日報を書かなくなる原因が１つ存在し、それは「従業員が書いた日報を社長や後継者が見てない」ことで1度でも確認漏れが起こると、従業員は「書いても無駄だから」と日報を書かなくなります。
経営者や後継者もわざと日報を見ていないわけでは決してなく、忙しい中で日報確認をしている中でどれが確認済みの日報でどれが未確認の日報か判別しにくい日報システムに問題があるのです。
町工場の後継者は顧客対応から現場、見積から従業員管理までやることが山ほどあり、死ぬほど忙しいのに、その忙しい人がすぐに「日報を見た・見てない」を判別できない仕組みになっているのが町工場への心遣いが足りていません。
大事なのはパッと見てすぐに「見ていない日報」を判別できる「分かりやすさ」であり、日報アプリでは画面を開いてすぐに未読のアプリには「未読サイン」が付くので画面を見ればすぐに見るべき日報がわかります。
管理者は確認した日報を未読から既読にボタン１つで変更すれば、未閲覧の日報が１つずつ消えていくので、従業員が書いてくれた日報を見落とす可能性はゼロになり、従業員に「見てないからやらない」と言われることはありません。
結局、日報アプリを作るのが町工場を知らない人だから、従業員はおろか日報を確認する立場である社長や後継者のために「何が必要か」を理解してないから使えない仕組みがたくさん生まれるのです。
町工場は適当に作られた仕組みでなく、本当に町工場を隅から隅まで理解した会社が作った日報の仕組みを使わないと現場に正しい日報を書かせるのは不可能と理解してください。
以下の記事では「時間がない」を言い訳にしてやるべきことを先延ばしにするのが業績の悪い町工場の共有課題であり、生き残るためには是が非でも時間を作り、行動し変化しなければならない理由を解説します。
まとめ：町工場は紙日報は意味なし！直ちに紙を卒業せよ！
この記事では町工場が紙日報で作業報告をさせる仕組みがどれだけ意味なしで非効率なのかを具体的に解説し、町工場が本当に使うべき日報アプリに関して詳細まで解説してきました。
令和の時代に紙で日報を書かせるのはあまりにも愚かな行為であり、非効率なまま紙で報告させるような町工場はこの先の未来を生き抜くことは不可能なので、直ちにデジタル化して紙から卒業せねばなりません。
正確な情報を現場から吸い上げる仕組みを作らないといつまでもトラブルを未然に防ぐことができず、問題が起きてから初めて知るが当たり前となり、後継者はトラブルの処理だけで貴重な時間を失うことでしょう。
めんどくさがりな現場の職人だったとしても、「ストレスなく簡単に入力できる日報の仕組み」を作ることも後継者が工場を変えるために必要な仕組みなので、紙日報の町工場は今すぐに日報アプリを取り入れてください。
弊社は日本で唯一、金属加工業の町工場のためだけのアプリ開発＆デジタル化を丸投げで支援する「AnyApp」を提供し、日本全国の町工場のデジタル化を支援しております。
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