町工場は属人化した「個人商店」形式の営業をやめて、今すぐに社内の名刺を有効活用し、担当者が「誰に・いつ・何をしたか」の管理をAIで開始すべきです。
多くの町工場が「個人商店」の営業スタイルであり、社長は顧客に対して担当者が何を伝えて、どういう話をしているかを全く把握していない恐ろしくリスクのある状態なのです。
会社が創業してから町工場にもたくさんの出会いがあり、会社の財産となるたくさんの繋がりである名刺を交換したにも関わらず、名刺は活用も管理もせず、会社のどこかに放置されています。
ここでは町工場が貴重な財産である名刺を漏れなく活用し、従業員が誰にどのような話をしているかを正確に管理できるAI搭載の名刺管理アプリを解説します。
町工場は名刺を全く活用できていない
残念ながら町工場は貴重な財産である名刺を活用することなく大損しています。
創業してから数多くの担当者と挨拶をし、名刺を交換してきたにも関わらず、重要な名刺を管理活用せずに放置しています。
名刺を上手に活用すれば、苦手である営業活動も苦労せずに新しい仕事の獲得に繋がったり、既存顧客から自社で納品してない仕事を受注することも可能なのに、そのチャンスである名刺をドブに捨てるように適当に管理しています。
ここでは町工場の名刺活用の問題点を解説します。
名刺をもらってもすぐに引き出しにポイ
町工場の大問題は頂いた名刺を適当に担当者ごとで引き出しにバラバラで保管している点であり、後で参照したくてもすぐに取り出せず、最悪のパターンはどこに行ったかすらわからない杜撰な管理です。
ルールも仕組みも存在しないからもらった名刺は担当ごとに机の引き出しに放置が町工場の名刺管理の共通点ですが、この方法は貴重な財産をドブに捨てるようなものだと理解してください。
1度、机の引き出しに入れられた名刺は見えない財産と同じであり、後で活用したいという場面で探すのも一苦労であり、そもそも時間の経過と共にいろんな場所に点在して再活用できないような状況に陥ります。
具体的に名刺情報さえあれば、すぐに行動に移せるのに名刺がないために面倒な手間を踏まなければいけない問題が発生しています。
令和の時代で特に名刺管理で問題視されているのが「世代交代した際に過去のメーカーとの人脈が見えない」点です。
跡を継いだアトツギが既存顧客に更なる受注拡大に動こうにも、名刺情報が一切なく、先代の社長や営業部長を担っていた人材に聞いても「覚えてない」という最悪の言葉が返ってきて、過去から存在した人脈が１つも活用できないのです。
名刺をいただいたら、共通の方法で管理登録さえしていれば、すぐに情報を探し出してアプローチができるのに、名刺を担当ごとに適当に引き出し保管するのは町工場にとってデメリットでしかありません。
人脈のつながりが見えない
令和時代のアトツギの方が１番悩んでいるのが過去の取引経緯のあった担当者やメーカーとの繋がりが見えず、アプローチすることができない問題です。
名刺は営業活動をする上で必須ツールであり、「名刺の有無」で町工場の営業活動は難易度が全く変わり、名刺があれば名前と部署と過去の経緯さえ出せば話ができますが、名刺がなければ、0から受付に電話しないといけません。
世代交代したアトツギが既存顧客の売上を増やすために、「もっと営業しよう！」と思っても、名刺情報がないせいで以下のような重要な担当者の情報が手元にないのです。
- 過去によく相談を受けていた設計担当者
- 過去に担当していたが昇進した購買担当者
- 過去に取引があったが取引量が減った休眠顧客
先代社長や営業部長が名刺管理していないせいで、長く仕事を出してくれていた過去に関わりのある担当者や別部署にいた重要人物、仕事がなくなった休眠顧客にアプローチするための情報がないのでアプローチが困難になるのです。
メーカーは0からの飛び込みでの関係構築を嫌いますが、紹介であれば話は早く「〇〇部の誰々とお話をさせていただいた」の頭出しで簡単に話を進められるのに、そのチャンスである名刺を適当に扱ったせいで営業が困難になっています。
人脈は町工場の財産であり、「以前、〇〇さんにこの話の相談を受けた」「〇〇工場長から紹介を受けて」という長年の取引があるから使える最強の紹介が使えない町工場があまりにも多いのです。
営業担当が個人商店になっている
町工場の大問題は営業担当に属人化したせいで会社の顧客なのにいつの間にか担当者の個人商店になってしまい、経営者ですらどういう話になっているか把握できない状況です。
会社の看板を背負って営業をしているはずの営業担当が、日々の営業活動や顧客との間で起きていることを会社の誰にも情報を共有せずにいると、いつの間にか会社の誰も対応できない営業担当だけの個人商店が出来上がります。
個人商店になってしまうと会社の顧客なのに、営業担当しか詳細を知らず、誰も対応ができなくなるのはもちろん、営業担当が自分しかできないために好き勝手にやってしまい、経営と意図しない方向で話が進んでしまう問題も発生します。
ここでは営業担当の活動を管理しないせいで起こる個人商店問題を解説します。
営業担当への属人化で個人商店に
町工場でよく起こる問題の１つが顧客対応を任せる営業担当に属人化し過ぎてしまい、営業担当以外では顧客のことが一切わからない、営業状況然り、来月以降の発注見込みなどが全て担当者しか知らない個人商店状態になるのです。
本来は会社の顧客であり、営業担当に顧客対応を任せているのに、営業担当が普段どのような対応をしているか、どんな話をしているかを把握していないが故に時間の経過と共に顧客のことが全く見えなくなってしまうのです。
町工場の経営者は人不足は元より現場も管理したりでどうしても多忙になり、営業担当の営業活動を詳細まで追いきれず、どうしても「状況はどうかな？」程度の質問しかできず、顧客管理がおざなりになります。
「状況どう？」に対する担当者の答えは「まぁまぁです」の当たり障りない答えの繰り返しで、属人化が起こると営業担当に全て依存してしまうので、本来は「すぐに手を出さないといけない問題」や「提案すべき新規案件」を見逃してしまいます。
会社の重要な顧客なのに担当者に全てを任せてしまうのはリスクであり、会社が意図していない方向に話を進めたり、会社にとって利益が薄い仕事ばかり取ってしまうことに繋がります。
自社の顧客なのに、まるで営業担当が社内で個人商店をしているような状況は極めて危険であり、会社の都合でなく、営業担当の都合で仕事を選び、顧客との関係づくりをしてしまう無法地帯になるのです。
人は後ろめたい問題は自分から経営者に話をしません、これは人間であれば当然の悪い習性ですが、属人化が進むと本来早期に解決すべき問題を見逃して、大きな品質不良や顧客からのクレームに繋がり、経営に大打撃を与えかねないのです。
誰にいつ何をしたか営業の動きが見えない
属人化で１番怖いのは「営業担当が何を聞いて、話しているか」が見えないことで、本来はすぐに会社として動くべき案件があるのに適当に話を聞いて、チャンス逃すような、問題を先延ばしにするような事態です。
営業担当者は会社の看板を背負って、顧客対応をする責任のある仕事ですが、属人化が起こると、自社の大事な顧客に対して営業担当が「何を話し、何を聞いて、どういう状況か」が全く見えなくなります。
経営者の方は「ゾッと」しませんか？属人化に陥ると自社の売上をもたらす顧客に対して営業が何を伝え、何を聞いているのかが全く見えず、営業担当の話している言葉が会社の来月の売上を左右するような恐ろしい状況にあることを。
社員であり、信頼関係があるとはいえ、会社の外に1歩出たら、経営者の目は届かず、営業担当の判断で営業活動が進みますが、この営業活動のプロセス、「いつ、何を話し、何を聞いたか」が見えないのは危険です。
営業担当の話す内容はメーカーの担当者から見ると、町工場の総意であり営業担当が勝手に「今は仕事が受けられない」「納期対応はできない」など伝えてしまうと、「もうこの町工場には出せないな」「別に回そう」と判断されてしまいます。
本来は日々の営業活動の報告を受け、内容を確認し、意図しない活動していたらすぐに是正し、必要なら同行して大事な話をまとめるのが町工場の経営者に必要ですが、属人化して個人商店になっていると、動きが見えず手の出しようがないのです。
町工場だけの名刺管理アプリ
町工場だけの名刺アプリはメーカーの担当者の名刺情報はもちろん、相手に時系列でどういうアクションを行ったかの活動履歴まで全て紐づけて登録が可能です。
名刺だけ管理するのでなく、営業担当が日々どんな話をして、相手とどういう状態なのかを全て記録することで町工場の中での属人化や個人商店化を防ぐことに繋がります。
ここでは名刺管理アプリの機能を詳しく解説します。
名刺管理機能
名刺管理機能では通常の名刺情報の他に担当者の特徴やタグづけが可能でより簡単に担当者を区別して区分することが可能です。
名刺管理を思い浮かべると、どうしても名刺に書いてある情報だけ記録すればいいやと思いがちですが、これは大きな間違いです。
というのも名刺情報だけ登録しても、担当者ごとにそれぞれ以下のような特徴があり、正しい名刺管理は名刺以外の情報を登録管理すべきなのです。
- 担当者の性格や好み
- 背がでかいなどの身体的特徴
- スポーツ経験や好きな趣味
- 過去の会社での経歴
名刺情報だけ登録しても、他の人が見たときに「この人はどんな人？」「話す時に何をヒントにすればいいのか」と相手とコミュニケーションするヒントがありません。
名刺管理アプリでは、基本情報の他に「特徴」「タブ」という登録項目があり、以下の情報を管理する仕組みになっています。
| 特徴 | タブ |
| 担当者の趣味や、性格、身体的特徴など | 顧客の求める要素、商売のニーズなど |
多くの名刺アプリで勘違いしているのは「名刺情報だけ登録すればいいでしょ？」という考えですが、本来は「担当者を知らない人が見ても、その人がどんな人なのか細かく理解できる」ことが重要なのです。
名刺情報に記載されている会社名やアドレス、名前、電話番号の基本情報はAIが名刺から自動で抽出するので、わざわざ手入力しなくても、コピペをすれば簡単に入力が可能です。
活動管理機能
名刺アプリでは名刺情報に紐付けて、社内の人間がどのような活動を行なったかを記録する活動管理機能が搭載されており、名刺を見れば、「誰が、いつ、何をしたか」が全て確認可能です。
活動管理情報は全て名刺データに紐づくので名刺データを開けば、名刺交換をしてから現在に至るまでの全ての活動履歴を閲覧できるので、その人にいつ何がしたかを簡単に追跡できます。
活動履歴管理で入力するのは以下の５つだけで極めてシンプルな入力方法です。
- 活動日
- 訪問先
- 打ち合わせ名
- 打ち合わせ目的
- 打ち合わせ情報
また、入力をめんどくさがる町工場に向けて活動管理機能で入力する際には手打ちの必要はなく、スマホに情報を話しかけるだけでアプリが自動入力をしてくれるAIを搭載しておりますので最小限の手間で入力できます。
町工場の経営者の悩みは営業担当に任せた場合に何を話しているか見えなくなることですが、活動管理機能さえあれば、わざわざ担当者に聞かなくても、誰がどのような話をしているかが一目瞭然です。
AI搭載で自動音声入力
名刺アプリには忙しい町工場の経営者、営業担当者に向けて手入力根絶のために、アプリにAI機能が含まれており、手入力なしでアプリに入力したい内容を話せば、完璧な精度でAIが自動入力してくれます。
町工場が日報などを使い、1日に何をして、どういう動きをしたかを現場から吸い上げようとして多くの町工場が失敗する理由は「手書きがめんどくさい」からです。
人間はめんどくさいことが嫌いであり、特にスマホが当たり前の世の中で「紙に手書き」をするのは本当にストレスであり、仮にアプリでもて活動履歴を手入力をさせると活動管理機能はめんどくさくて誰も入力してくれません。
弊社は町工場の全てを理解しているので、あらかじめ「手入力がめんどくさい」というであろう場合に備え、音声入力をしてくれるAIを名刺アプリに組み込んでおります。
スマホで入力欄になったら「音声入力開始ボタン」を押すと、AIが起動してあなたがスマホに向けて話した内容が自動でアプリに入力されるので、手間要らずです。
AIは町工場用にカスタマイズされており、担当者が話した言葉を正確に変換してくれるので、わざわざ人間が手で直す必要もないので、とても綺麗な報告文章が完成します。
活用イメージはメーカーとの打ち合わせが終わってすぐに営業車の中でアプリを起動して、入力するスタイルで忘れる前に商談内容をアプリに話しかければ、漏れなく正確な報告が出来上がります。
まとめ：名刺をデータ管理すれば、仕事のチャンスを逃さない環境に
この記事では町工場が貴重な営業財産である名刺を雑に扱って大損している状況を説明し、改善する方法として従業員が誰にどのような話をしているかを正確に管理できる名刺管理アプリを解説してきました。
残念ながら町工場は「仕事が欲しい」と願っているのに貴重な営業財産であり仕事獲得の手段にもなる名刺を雑に扱い、全く活用ができていません。
そればかりか、既存顧客に対して、営業が何を話しているかも把握せず、営業担当が個人商店のような形で仕事をする最悪の属人化の環境に陥っています。
アナログなやり方で仕事をする町工場は淘汰されて廃業するしか道が残されておらず、廃業が嫌であれば、名刺はもちろん、社内の従業員がどのような活動を社外の担当者にしているかを管理すべきなのです。
活動管理はもちろん、名刺情報をアナログからシンプルで分かりやすいデータ管理に移行することも町工場が変化するために必要な行動の１つです。